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Datenanalyse statt Prophetenlehrgang dank Business Intelligence

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Wenn man doch nur wüsste, was auf einen zukommt. Wer kann schon in die Zukunft blicken? Trotzdem ist es aber nicht so, als lebten wir so, als gäbe es kein Morgen. Es gibt – trotz der Emotionen, die in jede unserer Entscheidungen hineinspielt – stets reichlich Anhaltspunkte für uns, um innerhalb eines bestimmten Korridors vorausplanen zu können. Das gilt privat wie beruflich. Sicher gibt es in der Rechnung viele Variablen, die wir nicht beeinflussen können, aber trotzdem bilden valide und belastbare Informationen eine unverzichtbare Entscheidungsgrundlage für uns. Warum sonst betreiben alle großen Unternehmen so viel Aufwand, um an Daten zu gelangen? Und woher nehmen Sie nun die notwendigen Informationen? Einen alttestamentarischen Prophetenlehrgang habe ich jedenfalls noch bei keinem Bildungsträger im Angebot gesehen. Für folgende Erkenntnis müssen Sie allerdings kein Hellseher oder Prophet sein: Wenn Sie eine Business-Intelligence-Lösung (BI) einsetzen, können Sie systematisch mehr Geld verdienen. Wie Sie auch ohne Prophetenlehrgang schnelle Informationen erhalten, durch die sich die Effizienz verbessert und Automatisierung möglich wird, erkläre ich in diesem Blogbeitrag.

Aus dem Hut gezaubert: Business Intelligence als Software-Kaninchen

Magier hinterlassen oft ungläubiges Staunen. Etwa, wenn aus einem leeren Zauberhut ein weißes Kaninchen hervorlugt. Business Intelligence mag aus der Ferne etwas von Zauberei haben, ist bei genauerer Betrachtung aber reine Mathematik. Viele Speditionsgeschäftsführer und Logistikmanager setzen nach wie vor auf altgediente Informationsbeschaffungen, denen Vollständigkeit und Klarheit fehlen und die meist nur bereits Vergangenes zeigen. Business Intelligence liefert dagegen ausführliche Diagramme und Datenvisualisierungen mit eindeutig ableitbaren Handlungsempfehlungen. Und zwar nicht einmal im Monat, sondern jederzeit auf Knopfdruck tagesaktuell. Ein Aha-Effekt durch Data Analytics, der manchen spontan verzaubert. In jedem Fall vergrößern Berichte und Dashboards in den Anwendungen das Wissen der Führungskräfte. Sie erkennen Zusammenhänge und erhalten neue Handlungsoptionen für ihre Geschäftsentscheidungen. So wirkt es sich aus, wenn durch die Analyse Businessfakten in einem automatischen Prozess konsolidiert, aggregiert und aufbereitet werden. In einem sogenannten ETL-Prozess (extract, transform, load) werden die Daten aufbereitet, damit sich wichtige Zusammenhänge visualisieren lassen. Möglich wird das durch ein multidimensionales Datenbankmodell, das vielfältige Verknüpfungen und Abhängigkeiten abbilden kann. Wer sich mit diesen Systemen auskennt, kann deshalb eigentlich fast nur ein Mitglied im magischen Zirkel sein.

Perfekter Trick: Mit Business Intelligence automatisch steuern

Alle Einflussgrößen rechtzeitig kennen und berücksichtigen: Daraus entsteht der Zauber, den wir Effizienz nennen. Wenn sie automatisch überwacht sind, können Speditionen ihre Abläufe rechtzeitig anpassen, sobald im Tagesgeschäft Abweichungen von den Plänen entstehen. Damit gelingt es ihnen, die eigenen Kosten kontinuierlich zu optimieren. In Anbetracht ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine wirklich wichtige Aufgabe, denn ohne Glaskugel oder übernatürliche Kräfte sind Verkäufer, Speditionsleiter und Disponenten nicht dazu in der Lage, die tatsächlichen Kosten für Monate im Voraus zu prognostizieren. Das müssten sie jedoch, um vorab einzuschätzen, ob Angebote und Verträge mit Kunden auskömmliche Ergebnisse ermöglichen. Deshalb ist es umso wichtiger, mit Business Intelligence Tools in Echtzeit zu prüfen, ob die Spedition immer den kostengünstigsten Produktionsweg nutzt. Eine Möglichkeit dazu ist es, das vorgesehene Routing bis zum Ziel beim Eintreffen einer Sendung im Speditionsterminal zu überprüfen:

  • Ist die Sendung pünktlich eingetroffen?
  • Wurden alle Packstücke vollständig entladen?
  • Werden alle vorgesehenen Abfahrten rechtzeitig erreicht?
  • Genügen die Umschlagzeiten für die Verladung?
  • Steht auf jeder Teilstrecke ausreichend freier Laderaum zu Verfügung?
  • …

Wenn der Check auf eine dieser Fragen eine negative Antwort ergibt, wird er für die nächstgünstige Route wiederholt. So sichert der Logistiker eine wirtschaftliche Produktion. Sind Anpassungen im Routing erforderlich, veranlasst die BI-Software die nötigen Umstellungen: Umschlag auf einen anderen Verkehr, Entladung auf abweichende Relationsplätze, Verladung zu einem neuen Termin und gegebenenfalls den Druck eines neuen Labels.

 

Wie Business Intelligence Aberglauben und Flaschengeister entzaubert

Wenn Transportprozesse nicht rund laufen, sind die Beteiligten fast immer überrascht von ihrem Scheitern. Sie ahnen nicht voraus, wenn Mengen unangekündigt explodieren. Schleichend steigende Nachlaufzeiten erkennen sie oft erst, wenn sie schon längst nicht mehr wirtschaftlich sind. Und wenn sich die geografische Verteilung der Aufträge eines einzelnen Kunden vollständig verändert, bemerken sie es erst, wenn ihre Linien nicht mehr wirtschaftlich ausgelastet sind. Der Effekt von BI-Lösungen wird deshalb extrem schnell spürbar: Sie fungieren als Frühwarnsystem für Abweichungen, zeigen Veränderungen auf, bevor sie offensichtlich werden und geben Impulse dafür, Einkauf und Vertrieb wirtschaftlicher aufzustellen. Sie machen den Einfluss von Wochentagen auf Transportpreise transparent, analysieren Muster bei der Auftragsvergabe und zeigen sofort auf, wenn einzelne Teilstrecken von Transporten nicht mehr wirtschaftlich sind. Das alles leisten sie anhand bereits vorhandener Daten, die sie entlang relevanter Verknüpfungen intensiv auswerten. Dabei kommt es den Logistikdienstleistern entgegen, dass sich Kennzahlen und Berichte äußerst individuell definieren lassen. Den Mythos von spontan schwankenden Mengen und einer unvorhersagbaren Volatilität entkräften solche Lösungen außerdem.

Zauberbuch enthüllt die Illusion: Business Intelligence schafft Eingeweihte

Kein Zauberer würde jemals seine Tricks verraten. Denn nur wenn diese unsichtbar bleiben, kann er den Eindruck wahren, übernatürliche Kräfte zu besitzen. Auch an dieser Stelle gibt es Parallelen zwischen dem magischen Zirkel und modernen Business-Intelligence-Lösungen. Beide müssen eine gewisse Exklusivität wahren. Ein Zauberkünstler macht nur einige Wenige, die ihn unterstützen, zu Eingeweihten, denen die Inhalte seines Zauberbuchs bekannt werden. Diesem Prinzip folgt auch die Software, denn BI-Dashboards und Berichte sind nur für autorisierte Nutzer zugänglich. Diese wiederum werden in einem streng geführten Rechtemanagement festgelegt. Schließlich ist ihr Detailwissen eng mit den Geschäftsgeheimnissen der Spedition und ihren Kunden verbunden. Wer sie erfährt, findet den Schlüssel zum Erfolg.

Business Intelligence professionalisiert die Magie der Zahlen

Mut, Selbstvertrauen, genaue Prozesskenntnisse und eine ausgeprägte Fähigkeit dazu, belastbare Beziehungen aufzubauen: Magier und Speditionen kommen über eine ganze Reihe ähnlicher Faktoren zum Erfolg. Mit zunehmender Digitalisierung führt ihr Weg aber immer weiter auseinander. Denn Business Intelligence, also Softwarelösungen zur umfangreichen Datenanalyse, professionalisiert die Entscheidungsfindung bei Logistikdienstleistern. Paradoxerweise, indem sie die Magie der Zahlen greifbar macht: Die Software bereitet Daten zu Informationen auf, die Wissen schaffen und so die entscheidenden Erkenntnisse vermitteln. Damit entspricht ihr Vorgehen exakt dem altpersischen Ursprung des Begriffs Magier (magus). Denn dieser ist ein Wissender oder Erkennender.

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Manuelle Prozesse: Scheitern Sie old school?

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„Beam die Sendung up, Manni!“ Ein Glück, dass dieser Satz wohl nie in einer Speditionsanlage fallen wird. Und das nicht nur, weil diese Mischung aus Deutsch und Englisch wirklich grausam klingt. Beim Gedanken daran, komplexe Güter zu dematerialisieren und sie kurz drauf andernorts wieder auftauchen zu lassen, wird vielen außer Physikern und Star-Trek-Fans ein bisschen flau im Magen. Und das Geschäftsmodell von Speditionen wäre sowieso dahin – denn wer müsste dann noch Güter transportieren und umschlagen? – Es steht also fest, dass Logistik in der absehbaren Zukunft nicht auf manuelle Prozesse verzichten kann. Dennoch werden diese an vielen Stellen immer weiter zurückgedrängt: dort, wo es um Transportkoordination und Abrechnung geht. Mit recht, weil sich komplexe Lieferketten nicht mehr old school von Hand steuern lassen. Wer groß scheitert, tut dies old school. Aber warum ist das so?

Suchen ist out: Warum manuelle Prozesse in der Steuerung von gestern sind

Der Nahverkehr hat beim Kunden eine Sendung abgeholt, sie am Terminal der Spedition entladen – und nun ist sie nicht mehr auffindbar? Suchen ist angesagt? Eines steht fest: Ein Logistiker, der sich in diesem Szenario wiederfindet, hat dringenden Modernisierungsbedarf. Denn es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, den Status eines Auftrags nicht zu kennen! Dafür haben die Unternehmen der Branche eine Vielzahl technologischer Lösungen entwickelt, die – intelligent verbunden und gesteuert – die gesamte Logistikkette automatisieren können. Wohlgemerkt nicht die physischen Güterbewegungen, aber immerhin deren Koordination und Abrechnung. Administrative und operative Aufgaben sind so eng zusammengerückt, dass sie untrennbar miteinander verwoben sind. Im Mittelpunkt davon stehen eben jene manuellen Prozesse, die durch den Einsatz von Apps in kaufmännische Workflows integriert sind:

  • auf Scannern
  • auf Tablets
  • auf mobilen Datenendgeräte (MDE)
  • auf Smartphones

Denn es steht nicht weniger auf dem Spiel als der wirtschaftliche Ertrag des Logistikers, wenn eine Sendung die Umschlaghalle erreicht. Schließlich kann die Spedition nun noch das bestmögliche Routing für den Transport festlegen. Mit dem Eingangsscan prüft die Auftragsdatenbank im Hintergrund automatisch, ob die üblichen Fahrzeiten auf der nächsten Teilstrecke noch dafür genügen, die Packstücke bis zur unüberwindbaren Deadline an die nächste physische Schnittstelle zu bringen. Fällt die Prüfung negativ aus, sollte die Disposition sofort umplanen, die Sendung auf einen anderen Transportweg lenken und den Mitarbeitern im Umschlag die entsprechenden Informationen auf ihre MDE spielen. Wer stattdessen mit Papierlisten arbeitet, die vor Schichtbeginn im Umschlag ausgedruckt wurden, verspielt diese Option unwiderruflich – und scheitert manuell daran, gutes Geld zu verdienen.

In manuellen Prozessen müssen Sie sich jede Information selbst holen

Können Sie immer an alles Wichtige gleichzeitig denken? Und deshalb jeden einzelnen Arbeitsschritt immer in der bestmöglichen Reihenfolge ausführen? Nicht weniger als dieser Erwartungshaltung sind Sie ausgesetzt, wenn Sie die Transportorganisation manuell steuern. Denn sobald Sie etwas vergessen, fehlt eine entscheidende Information – und der Prozess kommt zum Stillstand. Der klassische Ausweg aus diesem Dilemma ist es, dass wir uns Checklisten anfertigen, damit uns wirklich nichts durch die Lappen geht. Aber merken Sie etwas: Spätestens in diesem Moment arbeiten wir nahezu voll manuell und verlieren Geschwindigkeit. Denn – das ist eine wichtige Wahrheit der Digitalisierung – IT-Systeme können im Minimum eine deutlich höhere Anzahl von Informationen gleichzeitig verarbeiten als jeder Mensch und so natürlich auch eine Unmenge von Transport auf einmal überwachen – ihr großer Vorteil. Jedenfalls wenn die Prämissen klar gesetzt sind und die Regeln für den Fortschritt von einem Status zum nächsten eindeutig definiert. Dann arbeiten die Maschinen selbständig, ohne menschlichen Input zu benötigen. Erst wenn sie den nächsten logischen Schritt nicht mehr selbst festlegen können, muss wieder ein Mensch eingreifen, der die Entscheidung übernimmt. Push-Prinzip heißt diese Vorgehensweise, bei der die Software den Anwendern ihre Aufgaben direkt zuweist und sie damit gleichzeitig davon entlastet, auch all die Sendungen von Hand überwachen zu müssen, bei denen sowieso alles klar geht.

Mit mobilen Apps automatisieren Sie manuelle Prozesse

Wer Dienstleistungen und Prozesse effizient steuern will, führt die operative Ausführung und ihre administrative Begleitung so eng wie möglich zusammen. Ein Beispiel: Wie viele Sendungen eines Kunden haben Sie vor der Zustellung an die Empfänger tatsächlich neutralisiert? Eine Zahl, die Sie ohne großen Aufwand ermitteln sollten, wenn Sie wirtschaftlich arbeiten wollen. Die Lösung: Ihr Team, das die Mehrwertservices ausführt, erhält nicht nur die Aufträge zum Umpacken via MDE. Es erfasst auch die Daten der ausgeführten Arbeiten auf dem Gerät, von wo aus die Stückzahlen in Echtzeit ins Auftragsmanagement übernommen werden. Und die mobilen Lösungen schaffen noch viel mehr in der Logistik. Denn sie behalten bereits die übernächsten Schritte auf dem Weg zum Ziel im Blick, wenn die Umschlagcrew das eintreffende Fahrzeug gerade erst entplombt. Ergebnis: Terminsendungen auf dem eingehenden Fahrzeug werden priorisiert direkt auf demnächst ausgehende Nahverkehrstouren verladen, ohne in einer Pufferzone auf den nächsten Arbeitsgang zu warten. Und kommen Sie mir jetzt nicht damit, dass Ihr Hallenmeister das alles auch so erkannt und veranlasst hätte. Gegenfrage: Was machen Sie, wenn er im Urlaub oder krank zu Hause ist? Können Sie sich wirklich dauerhaft und systematisch auf so viel Erfahrung verlassen? Bei nüchterner Betrachtung ist klar, dass es äußerst rational ist, auf mehr IT-Unterstützung zu vertrauen und die Prozessqualität durch Automatisierung zu verbessern.

Manuelle Prozesse abhaken: Mehr Digitalisierung wagen

„Entscheidend ist, was hinten rauskommt“, hat Altkanzler Helmut Kohl in einer Rede formuliert. Und die Geschichte hat den Historiker jedenfalls nicht umfassend widerlegt. Mit digitalen Logistikprozessen verhält es sich auch nur ein wenig anders: Sie sollten durchgängig sein, von Ende zu Ende. Logiker mögen einwenden, dass es sich auf einer Seite wohl eher um den Anfang handeln müsse. Die Botschaft bleibt gleich: Wenn Speditionen die Abläufe eines Transports durch Prozessdigitalisierung ohne Medienbrüche steuern, machen sie weniger Fehler, verbessern Qualität und Service – und werden am Ende schlicht erfolgreicher sein. Wann schließen Sie mit unnötigen manuellen Prozessen ab?