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Liquidität optimieren mit automatischen Abrechnungen

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„Zeit ist Geld“ wusste schon Benjamin Franklin, der diesen Ratschlag jungen Kaufleuten 1748 in einem Buch mit auf den Weg gab. Bis heute hat sich daran nichts geändert, denn wer hat schon Zeit zu verschenken? Ganz ketzerisch möchte ich manchmal allerdings antworten: Logistiker! Zum Beispiel, wenn es um das Thema Abrechnungen geht. Denn die sind nach wie vor mit viel manuellem Aufwand verbunden, der Zeit und damit Geld kostet, obwohl das nicht nötig wäre. Dafür müsste nur von Anfang an korrekt gearbeitet werden. Stattdessen wird an dieser Stelle jedoch noch häufig nach dem Motto verfahren: „Hauptsache, der Auftrag ist erstmal angelegt, die Details kommen dann in der Abrechnung.“ Die Folge sind aufwendige Prüfungen der Auftragsdaten. Die Abrechner checken nahezu jeden Auftrag manuell und fragen im Zweifelsfall in der Disposition, in der Abfertigung und sogar auf der Halle nach. Das kostet reichlich Zeit. Dann darf es auch niemanden überraschen, wenn es im letzten Schritt nicht rund läuft: Leistungen, die im Vorfeld nicht sorgfältig und vollständig benannt wurden, sollen jetzt auf wundersame Weise korrekt abgerechnet werden? Wer’s glaubt … Statt dass die Rechnung am Ende der Leistungserbringung automatisch erstellt wird, braucht es auf diese Weise noch einmal viele Handgriffe, prüfende Blicke und damit vergleichsweise viel Zeit, bis Rechnungen überhaupt erstellt werden und endlich auf die Reise gehen können.

Fehler vermeiden, die Liquiditäts-Lücke so schnell wie möglich schließen

Wenn dann das Geld ja wenigstens schnell auf dem Konto wäre. Gemäß der Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen (ADSp) wären Rechnungen ohne Zahlungsziel sofort fällig, doch Logistiker wissen: Am Ende setzen gerade große Unternehmen Zahlungsziele bis zu 60 Tagen an, in einigen Fällen sogar 90 Tage. Zwischenzeitlich zahlt der Logistikdienstleister Lieferanten und Mitarbeitende quasi in Vorleistung. Das führt zu einer Liquiditäts-Lücke von der Produktion des Transports bis zur Abrechnung. Umso wichtiger ist es doch, keine unnötige Zeit zu verschenken! An den Zahlungszielen lässt sich schwerlich rütteln, wohl aber an den manuellen Abrechnungen.

Sie sind, abgesehen vom Faktor Zeit bei ihrer Erstellung, nach althergebrachter Vorgehensweise zudem auch eine große potenzielle Fehlerquelle. Werden Gewicht und Sperrigkeit beispielsweise nicht von Anfang an korrekt berücksichtigt, fehlen sie später in der manuellen Abrechnung und gehen damit de facto „aufs Haus“ – dem Logistiker gehen direkte Einnahmen verloren. Der Kunde wird derartige Versäumnisse wohl nicht reklamieren – ganz im Gegensatz zu Fehlern zu seinen Ungunsten. In solchen Fällen erfordert die Reklamation zusätzliche Bearbeitungszeit und eine Korrektur der Rechnung. Dadurch verschiebt sich wiederum das Rechnungsdatum, an dem sich die Kunden dann wiederum beim Zahlungsziel orientieren. Das wird in den Fällen besonders heftig, in denen beispielsweise Sammelrechnungen mit mehreren Dutzend Aufträgen betroffen sind. Die komplette Rechnung bleibt dann in der Rechnungsprüfung beim Kunden stecken und wird erst dann zur Zahlung freigegeben, wenn alle Korrekturen in Belegform vorliegen – selbst, wenn nur ein kleiner Teil der Aufträge fehlerhaft war. Währenddessen tickt die Uhr beim Logistiker, die ohnehin bereits kleine Marge wird immer kleiner oder verschwindet sogar ganz. Je präziser und schneller eine Rechnung also erstellt werden kann, desto schneller ist mit dem Zahlungseingang zu rechnen und das hat wiederum einen positiven Einfluss auf die Liquidität des Logistikdienstleisters. Automatische Abrechnungen sind also keine Kür, sondern Pflicht!

 

Unternehmerisches Harakiri ohne automatische Abrechnung

Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen: Es gleicht einem unternehmerischen Harakiri, nicht automatisiert abzurechnen. Sie haben keine Zeit zu verschenken, tun aber genau das beim Thema Abrechnungen – und nehmen damit in Kauf, am Ende im ungünstigsten Fall noch draufzuzahlen. Sicher, so mancher Logistiker vertraut auf die langjährige Erfahrung seiner Abrechner, die einen Großteil der Bestandskunden kennen und darauf, dass es meist eben schon gut gehen wird. Und die Mitarbeiter mögen sich vielleicht auch nicht unbedingt umstellen wollen, fürchten vielleicht sogar um ihren Job, obwohl sie in den allermeisten Fällen mit Sicherheit wichtigere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen könnten. Aber wie lange wird das noch gut gehen? Wie viele Jahre trennen die tief eingearbeiteten Fachkräfte noch von der Pensionierung? Und wie steht es dann um die Nachwuchskräfte? Die guten und qualifizierten Arbeitskräfte zu Datenbereinigungen und als Klickroboter bei der Auftragsbewertung einzusetzen, erscheint mir eine fragwürdige Beschäftigung zu sein. Junge Mitarbeiter für diese monotone Aufgabe zu begeistern, wird unmöglich werden. Besonders dann, wenn eine Software bessere Resultate liefert.

Die automatische Abrechnung macht also aus wirtschaftlichen und personalpolitischen Erwägungen Sinn. Dabei genügen für Speditionen zwei wesentliche Dinge, um in dieser Hinsicht einen großen Schritt nach vorne zu machen: Wie für alle automatischen Prozessschritte braucht es eine sehr gute Datenqualität und ein Transport Management System, das automatisierte Abrechnungen zuverlässig ermöglicht, einschließlich Sonderleistungen. Die allermeisten Aufträge können und müssen einfach durchlaufen. Dann liegen Leistungsdatum und Faktura-Datum nahe beieinander. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote erheblich und führt damit zu weniger Rechnungsbeanstandungen und folglich zu einer verbesserten Liquidität.

Automatisierung in der Abrechnung ist kein Hexenwerk

Umstellung ist kein Hexenwerk

Automatische Abrechnungen erfordern einen einmaligen Aufwand für die technische Umstellung. Da ist es gut zu wissen, dass anwenderorientierte Importfunktionen den Wechsel zusätzlich erleichtern: So lassen sich in der CargoSuite beispielsweise Tarife ganz einfach aus einer Excel-Datei importieren. Das System erkennt in vielen Fällen die vorhandene Matrix und überführt diese ins neue System. Auch komplexe Regelwerke lassen sich abbilden und automatisiert definieren. So lassen sich zum Beispiel für jeden Kunden individuelle Frachtpflichtigkeitsregeln pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen oder auch Zusammenfassungsregeln für Aufträge erstellen, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Wer also vielleicht meint, eine automatische Abrechnung könne die komplexen Regelwerke nicht ohne weiteres berücksichtigen, irrt sich gewaltig.

Wer also weiterhin Zeit und Geld verschenken will, dem empfehle ich die Lektüre des Klassikers von Benjamin Franklin. Vielleicht überzeugt ihn das ja. Wer nach vorne schauen, seine Spedition zukunftssicher aufstellen und dabei auch noch seine Liquidität verbessern will, der sollte dringend auf automatische Abrechnungen setzen. Darin steckt viel Potenzial, schneller an sein Geld zu kommen. Einer der wesentlichen Schlüssel dazu ist, wie so oft in Digitalisierungsprozessen, eine hohe Datenqualität. Sprich: Stammdaten und Vertragsakten müssen sauber angelegt werden. Die Zeit ist es in jedem Fall wert – und das rechnet sich am Ende.

Anaxco/KI-generiert

Risikofaktor Cybercrime: Darum gehört Ihr TMS in die Cloud!

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Die Logistikwelt ist ein lukratives Ziel für Cyberkriminelle. Ob durch Phishing, Ransomware oder andere Angriffsmethoden – die Liste der Gefahren ist lang. In den vergangenen Jahren häuften sich die Meldungen von Hackerangriffen auf Transportunternehmen. Nicht nur Konzerne, sondern auch mittelständische Unternehmen wurden in der jüngeren Vergangenheit bereits Opfer von Ransomware-Angriffen. Die Transport Management Systeme (TMS) der Unternehmen wurde dabei tagelang lahmgelegt, was zu erheblichen Verzögerungen in der Lieferkette und erheblichen finanziellen Einbußen führte. Es kam auch schon vor, dass sensible Daten eines Speditionsunternehmens, darunter Kundendaten und Finanzinformationen, durch einen Hack gestohlen und im Darknet veröffentlicht wurden, oder komplette Systeme ausfallen und nur durch Geldzahlungen wieder freigegeben werden. Die Angst vor derlei Datendiebstahl geht um – und das sagen nicht nur wir, sondern der weltweit größte Versicherungskonzern Allianz: „Cybervorfälle wie Ransomware-Angriffe, Datenschutzverletzungen und IT-Unterbrechungen sind laut dem Allianz Risk Barometer im Jahr 2024 die größte Sorge für Unternehmen weltweit.“

Cybersecurity: Cloud statt Out

Ein Cloud-basiertes Transport-Management-System bietet entscheidende Vorteile in puncto Cybersecurity im Vergleich zu Lösungen, die lokal auf einem firmeneigenen Rechenzentrum installiert sind. Das Transport Management System als Herzstück jeder Spedition sollte darum auch höchsten Sicherheitsansprüchen genügen. Einige der wesentlichen Vorteile im Überblick:

• Automatische Updates
Cloud-basierte Systeme werden automatisch mit den neuesten Sicherheitsupdates und Patches versorgt – Unternehmen sind stets auf dem aktuellen Stand, was Sicherheitsstandards angeht, und dadurch besser vor Cyberangriffen geschützt.

• Redundante Datenhaltung
Die Daten werden in mehreren Rechenzentren gespeichert, die auf verschiedene Standorte verteilt sind. Selbst bei einem Ausfall eines Rechenzentrums bleiben die Daten verfügbar und die Geschäftskontinuität gewährleistet.

• Verschlüsselung und Zugriffskontrolle
Sowohl die Datenübertragung als auch die Datenspeicherung erfolgen in verschlüsselter Form, damit nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben. Granulare Zugriffskontrollmechanismen ermöglichen es, den Zugriff auf bestimmte Benutzer und Rollen zu beschränken.

 

Auf der MS Azure sicher durchs Wolkenmeer

Wer sicher durch die weiten des Web segeln will, setzt am besten mit Microsoft die Segel. Denn unter den Cloud-Diensten liegt Azure aus Redmond durch seine herausragende Hochverfügbarkeit und fortschrittliche Cybersecurity-Maßnahmen ganz weit vorne. Microsoft bietet verschiedene Service Level Agreements (SLAs) für die Azure-Cloud an, die unterschiedliche Verfügbarkeitsgrade garantieren – die höchste Stufe beinhaltet, dass die Azure-Ressourcen 99,99 Prozent der Zeit verfügbar sind. Das entspricht einer maximalen Ausfallzeit von etwas mehr als fünf Minuten pro Jahr. Die Serverstandorte in Europa gewährleisten zudem die Einhaltung strenger Datenschutzvorschriften. Die integrierten Sicherheitsfunktionen, wie fortschrittliche Bedrohungserkennung und Identitätsschutz, bieten umfassende Sicherheit vor Cyberangriffen. Die ständige Überwachung und Aktualisierung der entsprechenden Systeme machen die Azure Cloud zu einer verlässlichen Wahl für Unternehmen, die höchste Standards in Sachen Cybersicherheit setzen. Ein TMS, das in dieser Umgebung funktioniert, bietet also beste Voraussetzungen für Transport-Logistiker – und da fällt die Wahl leicht.

 

Cargo gehört in die Cloud

Als Microsoft-Partner sorgt ANAXCO mit seinem TMS CargoSuite, das auf Azure aufsetzt, somit für die höchstmögliche Sicherheit bei Logistikern und Spediteuren. Das damit weitere Vorteile wie Prozess-Automatisierung, Datenqualität, Skalierbarkeit, höhere Effizienz, optimierte Kostenkontrolle und Auswertungs-Dashboards verbunden sind, wissen Sie ja bereits. Aber die Vorfälle der letzten Jahre haben gezeigt, wie ideenreich sich Hacker Zugang zu sensiblen Daten verschaffen können. In einigen Fällen genügte es sogar, den an das Netzwerk angeschlossenen Drucker zu infizieren und von dort aus das gesamte Unternehmen lahmzulegen. Für viele Transport-Logistiker sind solche Ausfallszenarien noch etwas, über das sie in Fachzeitschriften lesen. Vielleicht denken Sie auch, dass Ihr Unternehmen nicht groß und relevant genug ist, als dass sich ein Cyberangriff lohnen würde. Eine Einschätzung, die sehr teuer werden kann. Laut Jahresbericht 2023 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist das Risiko für Cyberangriffe so groß wie nie. Und der unter anderem auf Cyberkriminalität spezialisierte Versicherer Hiscox berichtete, dass im vergangenen Jahr 58 Prozent der deutschen Unternehmen Opfer von Cyberangriffen wurden – ein Zuwachs um zwölf Prozent im Vergleich zu 2022. Gehen Sie also den vielleicht wichtigsten Schritt, um Ihre Cybersecurity entscheidend zu verbessern: Ziehen Sie Ihre Transport Management System in die Cloud um.

 

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Einer für alle: Der IT-Generalschlüssel für Stückgut-Speditionen

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Er öffnet jede Tür und ist einmalig: Der Generalschlüssel. Manchmal wäre es praktisch, wenn Logistiker auch einen hätten. Also nicht für ihre Hof- und Rolltore, sondern im übertragenen Sinne. Dieser metaphorische Schlüssel öffnet dann eben beispielsweise im Handumdrehen die Tore zu weiteren Speditionsnetzwerken – ich nenne das jetzt mal ganz geschmeidig „Multikooperationsfähigkeit“. Aber wie könnte so ein Schlüssel aussehen und warum brauchen Speditionen ihn zunehmend?

Multikooperationsfähigkeit: Die Anzeichen dafür verdichten sich

In Zeiten, in denen sich die Speditionslandschaft zunehmend durch Aufkäufe verdichtet, haben Kooperationen seit langem Schwierigkeiten, Gebietsspediteure zu finden, die eine Flächendeckung für die jeweilige Region sicherstellen können. So werben immer mehr Kooperationen um dieselben Spediteure – und wo ein Logistikdienstleister früher entweder nur in der einen oder anderen Kooperation vernetzt war, in Ausnahmefällen vielleicht mal in zweien, geht der Trend heute in die entgegengesetzte Richtung. Gerade in Grenznähe ist es heutzutage keine Seltenheit mehr, dass eine Spedition drei oder vier Netzwerken angehört. Um sie alle nahtlos miteinander zu verbinden, braucht es IT-Anbindungen. Sogenannte EDI-Frameworks (Electronic Data Interchange) sind hierbei der Schlüssel – besser gesagt Generalschlüssel – um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Die Speditionen müssen sich ihrerseits idealerweise so aufstellen, dass sie anschluss- und zukunftsfähig bleiben. Schon sind wir wieder beim schönen Wort „Multikooperationsfähigkeit“.

Mit dem richtigen IT-Partner zur schnellen Aufschaltung

Und das ist wichtig, denn die Kooperationen haben jeweils verschiedene eigene Anforderungen, was die Schnittstellen, die Prozesse oder auch Abläufe der über das Netzwerk abgewickelten Transporte angeht. Wenn zudem einzelne Speditionsstandorte öfter in mehreren Kooperationen tätig sind, setzt das nicht selten unterschiedliche IT-Prozesse und auch Schnittstellen voraus. Die Aufschaltung auf ein Netzwerk, die früher schon bei der bloßen Erwähnung des Begriffs zu grauen Haaren bei sämtlichen Beteiligten geführt hat und nur mit maximalem Personalaufwand und reduzierter Leistungsfähigkeit des Standorts innerhalb einer Woche zu leisten war, ist heute eher eine Frage von einem Tag, möglicherweise auch nur von Stunden. Zumindest dann, wenn man ein Transport-Management-System einsetzt, das sicherstellt, dass die Aufschaltung mit wenigen Mausklicks vonstattengeht.

 

Bestens Anschlussfähig: D365

Mit einer granular konfigurierbaren Lösung wie den D365 CargoSuite-TMS-Prozessen und einem variablen EDI-Framework können wir einen Großteil der Kooperationsanforderungen schon alleine mit entsprechenden Konfigurationen beantworten und sie nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Gleichzeitig können individuelle Anpassungen vorgenommen werden, um den spezifischen Bedürfnissen einzelner Kooperationen gerecht zu werden – kann man sich einen besseren Generalschlüssel wünschen? Einen weiteren Vorteil bietet die Skalierbarkeit von D365. Sie erlaubt es Speditionen, sich flexibel an unterschiedliche Kooperationsmodelle anzupassen – ganz gleich, ob es sich dabei um regionale, nationale oder internationale Kooperationen handelt: die Plattform kann entsprechend konfiguriert werden. Und wenn es doch mal komplizierter wird, ziehen wir uns in unser Rabbit Hole zurück und lassen Codezeilen sprechen. In jedem Fall ermöglichen wir Multikooperationsfähigkeit in der Microsoft Azure Cloud – und zwar leichtgängig, im Gegensatz zum Wort selber.

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Datenanalyse statt Prophetenlehrgang dank Business Intelligence

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Wenn man doch nur wüsste, was auf einen zukommt. Wer kann schon in die Zukunft blicken? Trotzdem ist es aber nicht so, als lebten wir so, als gäbe es kein Morgen. Es gibt – trotz der Emotionen, die in jede unserer Entscheidungen hineinspielt – stets reichlich Anhaltspunkte für uns, um innerhalb eines bestimmten Korridors vorausplanen zu können. Das gilt privat wie beruflich. Sicher gibt es in der Rechnung viele Variablen, die wir nicht beeinflussen können, aber trotzdem bilden valide und belastbare Informationen eine unverzichtbare Entscheidungsgrundlage für uns. Warum sonst betreiben alle großen Unternehmen so viel Aufwand, um an Daten zu gelangen? Und woher nehmen Sie nun die notwendigen Informationen? Einen alttestamentarischen Prophetenlehrgang habe ich jedenfalls noch bei keinem Bildungsträger im Angebot gesehen. Für folgende Erkenntnis müssen Sie allerdings kein Hellseher oder Prophet sein: Wenn Sie eine Business-Intelligence-Lösung (BI) einsetzen, können Sie systematisch mehr Geld verdienen. Wie Sie auch ohne Prophetenlehrgang schnelle Informationen erhalten, durch die sich die Effizienz verbessert und Automatisierung möglich wird, erkläre ich in diesem Blogbeitrag.

Aus dem Hut gezaubert: Business Intelligence als Software-Kaninchen

Magier hinterlassen oft ungläubiges Staunen. Etwa, wenn aus einem leeren Zauberhut ein weißes Kaninchen hervorlugt. Business Intelligence mag aus der Ferne etwas von Zauberei haben, ist bei genauerer Betrachtung aber reine Mathematik. Viele Speditionsgeschäftsführer und Logistikmanager setzen nach wie vor auf altgediente Informationsbeschaffungen, denen Vollständigkeit und Klarheit fehlen und die meist nur bereits Vergangenes zeigen. Business Intelligence liefert dagegen ausführliche Diagramme und Datenvisualisierungen mit eindeutig ableitbaren Handlungsempfehlungen. Und zwar nicht einmal im Monat, sondern jederzeit auf Knopfdruck tagesaktuell. Ein Aha-Effekt durch Data Analytics, der manchen spontan verzaubert. In jedem Fall vergrößern Berichte und Dashboards in den Anwendungen das Wissen der Führungskräfte. Sie erkennen Zusammenhänge und erhalten neue Handlungsoptionen für ihre Geschäftsentscheidungen. So wirkt es sich aus, wenn durch die Analyse Businessfakten in einem automatischen Prozess konsolidiert, aggregiert und aufbereitet werden. In einem sogenannten ETL-Prozess (extract, transform, load) werden die Daten aufbereitet, damit sich wichtige Zusammenhänge visualisieren lassen. Möglich wird das durch ein multidimensionales Datenbankmodell, das vielfältige Verknüpfungen und Abhängigkeiten abbilden kann. Wer sich mit diesen Systemen auskennt, kann deshalb eigentlich fast nur ein Mitglied im magischen Zirkel sein.

Perfekter Trick: Mit Business Intelligence automatisch steuern

Alle Einflussgrößen rechtzeitig kennen und berücksichtigen: Daraus entsteht der Zauber, den wir Effizienz nennen. Wenn sie automatisch überwacht sind, können Speditionen ihre Abläufe rechtzeitig anpassen, sobald im Tagesgeschäft Abweichungen von den Plänen entstehen. Damit gelingt es ihnen, die eigenen Kosten kontinuierlich zu optimieren. In Anbetracht ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine wirklich wichtige Aufgabe, denn ohne Glaskugel oder übernatürliche Kräfte sind Verkäufer, Speditionsleiter und Disponenten nicht dazu in der Lage, die tatsächlichen Kosten für Monate im Voraus zu prognostizieren. Das müssten sie jedoch, um vorab einzuschätzen, ob Angebote und Verträge mit Kunden auskömmliche Ergebnisse ermöglichen. Deshalb ist es umso wichtiger, mit Business Intelligence Tools in Echtzeit zu prüfen, ob die Spedition immer den kostengünstigsten Produktionsweg nutzt. Eine Möglichkeit dazu ist es, das vorgesehene Routing bis zum Ziel beim Eintreffen einer Sendung im Speditionsterminal zu überprüfen:

  • Ist die Sendung pünktlich eingetroffen?
  • Wurden alle Packstücke vollständig entladen?
  • Werden alle vorgesehenen Abfahrten rechtzeitig erreicht?
  • Genügen die Umschlagzeiten für die Verladung?
  • Steht auf jeder Teilstrecke ausreichend freier Laderaum zu Verfügung?
  • …

Wenn der Check auf eine dieser Fragen eine negative Antwort ergibt, wird er für die nächstgünstige Route wiederholt. So sichert der Logistiker eine wirtschaftliche Produktion. Sind Anpassungen im Routing erforderlich, veranlasst die BI-Software die nötigen Umstellungen: Umschlag auf einen anderen Verkehr, Entladung auf abweichende Relationsplätze, Verladung zu einem neuen Termin und gegebenenfalls den Druck eines neuen Labels.

 

Wie Business Intelligence Aberglauben und Flaschengeister entzaubert

Wenn Transportprozesse nicht rund laufen, sind die Beteiligten fast immer überrascht von ihrem Scheitern. Sie ahnen nicht voraus, wenn Mengen unangekündigt explodieren. Schleichend steigende Nachlaufzeiten erkennen sie oft erst, wenn sie schon längst nicht mehr wirtschaftlich sind. Und wenn sich die geografische Verteilung der Aufträge eines einzelnen Kunden vollständig verändert, bemerken sie es erst, wenn ihre Linien nicht mehr wirtschaftlich ausgelastet sind. Der Effekt von BI-Lösungen wird deshalb extrem schnell spürbar: Sie fungieren als Frühwarnsystem für Abweichungen, zeigen Veränderungen auf, bevor sie offensichtlich werden und geben Impulse dafür, Einkauf und Vertrieb wirtschaftlicher aufzustellen. Sie machen den Einfluss von Wochentagen auf Transportpreise transparent, analysieren Muster bei der Auftragsvergabe und zeigen sofort auf, wenn einzelne Teilstrecken von Transporten nicht mehr wirtschaftlich sind. Das alles leisten sie anhand bereits vorhandener Daten, die sie entlang relevanter Verknüpfungen intensiv auswerten. Dabei kommt es den Logistikdienstleistern entgegen, dass sich Kennzahlen und Berichte äußerst individuell definieren lassen. Den Mythos von spontan schwankenden Mengen und einer unvorhersagbaren Volatilität entkräften solche Lösungen außerdem.

Zauberbuch enthüllt die Illusion: Business Intelligence schafft Eingeweihte

Kein Zauberer würde jemals seine Tricks verraten. Denn nur wenn diese unsichtbar bleiben, kann er den Eindruck wahren, übernatürliche Kräfte zu besitzen. Auch an dieser Stelle gibt es Parallelen zwischen dem magischen Zirkel und modernen Business-Intelligence-Lösungen. Beide müssen eine gewisse Exklusivität wahren. Ein Zauberkünstler macht nur einige Wenige, die ihn unterstützen, zu Eingeweihten, denen die Inhalte seines Zauberbuchs bekannt werden. Diesem Prinzip folgt auch die Software, denn BI-Dashboards und Berichte sind nur für autorisierte Nutzer zugänglich. Diese wiederum werden in einem streng geführten Rechtemanagement festgelegt. Schließlich ist ihr Detailwissen eng mit den Geschäftsgeheimnissen der Spedition und ihren Kunden verbunden. Wer sie erfährt, findet den Schlüssel zum Erfolg.

Business Intelligence professionalisiert die Magie der Zahlen

Mut, Selbstvertrauen, genaue Prozesskenntnisse und eine ausgeprägte Fähigkeit dazu, belastbare Beziehungen aufzubauen: Magier und Speditionen kommen über eine ganze Reihe ähnlicher Faktoren zum Erfolg. Mit zunehmender Digitalisierung führt ihr Weg aber immer weiter auseinander. Denn Business Intelligence, also Softwarelösungen zur umfangreichen Datenanalyse, professionalisiert die Entscheidungsfindung bei Logistikdienstleistern. Paradoxerweise, indem sie die Magie der Zahlen greifbar macht: Die Software bereitet Daten zu Informationen auf, die Wissen schaffen und so die entscheidenden Erkenntnisse vermitteln. Damit entspricht ihr Vorgehen exakt dem altpersischen Ursprung des Begriffs Magier (magus). Denn dieser ist ein Wissender oder Erkennender.

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„Uber yourself before you get Kodaked“ – bleibt alles beim alten, oder ist der Change unvermeidbar

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„Never change a running system“ ist ein sehr weit verbreitetes Motto – nicht nur, aber auch in der Transport-Logistik. Es klingt nur logisch und man ist geneigt, dem unumwunden zuzustimmen. Aber eigentlich ist das nur eine andere Formulierung für: „Lassen wir alles beim Alten, denn das haben wir immer schon so gemacht.“ Und diesen Satz würden dann schon weit weniger unterschreiben. Auch wenn er tatsächlich recht häufig praktiziert wird.

Denn mal ehrlich: Wie lange wird die ein oder andere programmierte Insellösung aus den 80ern oder 90ern in Speditionen durchgeschleppt, ergänzt um Word- und Excel-Ergänzungen. Aber sie funktioniert – und ein Umstieg erscheint komplex und teuer. Und wie steht es um alte Server mit Betriebssystemen, für die es längst keinen Support und erst recht keine Sicherheits-Updates mehr gibt? Auch hier gibt es genügend Beispiele für Unternehmen, die sich mit alter Hard- und Software belasten. Oder eben nur das nötigste, damit die Kostenposition IT möglichst klein bleibt. Über eine Digitaglisierungsstrategie, die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit beschert, darüber denkt man lieber nicht nach.

Früher Kataloge gewälzt, heute Onlineshops durchstöbert
Dabei gibt es reichlich warnende Beispiel dafür, was Unternehmen schlimmstenfalls droht, die an ihren Prozessen festhalten und sich nicht für Veränderungen öffnen wollen. Eines der prominentesten Beispiele hierzulande ist das Versandhandelshaus Quelle. Dazu folgende kleine Anekdote: Im Rahmen einer Fraunhofer IML-Veranstaltung, bei der es um Internetshops ging, fiel folgende Aussage eines damaligen Mitglieds des Managements bei Quelle: „Sie glauben doch nicht ernsthaft, dass unsere Kunden auf das Vergnügen verzichten wollen, in unserem Katalog zu blättern.“ Heute müssen wir beinahe automatisch darüber schmunzeln, aber damals konnte er diesen Satz sagen, ohne ausgelacht zu werden. Immerhin erzielte Quelle 2001 einen Umsatz von fast vier Milliarden Mark – und zwar nur im ersten Halbjahr. Gleichwohl sanken die Gewinnmargen zunehmend. Und was war die daraus gezogene Konsequenz? Quelle beschloss, das Katalogsortiment neu zu gestalten. Anders als oft behauptet, blendete das Unternehmen das Onlinegeschäft aber keineswegs aus. Perspektivisch komme dem große Bedeutung zu, hieß es 2001 im Tagesspiegel. Nur blieb das klassische Versandhausgeschäft eben zu lange im Fokus, andere Onlinehändler hängten Quelle rasch ab. Acht Jahre später war das Unternehmen dann am Ende.

Ebenso wie Quelle schwor auch Kodak zu lange auf Papier: Beim Wechsel von analogen zu Digitalkameras war das einstmals riesige Unternehmen plötzlich kein Thema mehr. Neue Absatzmärkte waren nur unzureichend erschlossen und das Kerngeschäft brach zu schnell weg – das Aus für den Filmhersteller folgte prompt. Und weil sie in diesem Zusammenhang selten genannt werden, will ich auch Beispiele aus der Hard- und Softwarewelt nicht ausblenden: Computerhersteller Nixdorf, der sich auf Großrechner spezialisiert hatte, war nach Rekordumsätzen Mitte der 80er Jahre innerhalb von nur fünf Jahren schon in ernsten Schwierigkeiten und wurde 1990 von Siemens gekauft. Im heiß umkämpften Markt der Personal Computer, die immer günstiger und leistungsfähiger wurden, konnte der Computerbauer nicht mithalten. Und wenn Sie bereits in diesen Jahren schon einen Computer genutzt haben, werden Sie sich noch an Softwaretitel wie WordPro, VisiCalc oder Lotus 123 erinnern. Das waren die Standards. Kein Weg führte daran vorbei. Und was nutzen Sie heute?

„Uber yourself before you get kodaked“
Es ist also nicht so, als wären Unternehmen aus der IT-Welt per se anpassungsfähiger. Die Frage, die alle Firmen branchenübergreifend und gleichermaßen betrifft, ist die nach Veränderungsbereitschaft. Es sollte nicht „never change a running system“ heißen, sondern „regularly change a running system.“ Oder, wie es im Silicon Valley heißt: „Uber yourself before you get kodaked.“ In der Logistik passiert seit einigen Jahren schon einiges, das darauf hinweist, dass ein „Weiter so!“-Denken und Aufschieben von Digitalisierungsprojekten kein Garant für Unternehmenserfolg in den kommenden Jahren sein wird. Weder im Mittelstand noch für Konzerne.

Die vielbeschworenen digitalen Speditionen sind keine Übergangserscheinungen. Sicher, damit sind Investitionen verbunden. Aber die Frage sollte nicht sein, wie lange sich die noch aufschieben lassen. Denn dass sie unumgänglich sind, steht fest. Mit jedem Jahr, das vergeht, werden sie nur komplexer und teurer. Online-Frachtbörsen oder Vergleichsportale für Speditionen sind bereits Realität – und nicht erst seit gestern. In zahlreichen Anwenderberichten können Sie zudem online nachlesen, welche Effizienzgewinne Logistiker mit Soft- und Hardwareumstellungen erzielen. Oder sogar mit der kompletten Auslagerung ihrer IT-Betriebsstruktur. Was es also vor allem braucht, ist die Entschlossenheit, sich auf die kommenden Veränderungen einzustellen. Bestehende Prozesse grundlegend hinterfragen. Damit Sie am Ende nicht wie Quelle darüber philosophieren, wie sie ihren Katalog schöner machen können. Sondern damit sie neue Wege einschlagen und konsequent verfolgen können.

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Manuelle Prozesse: Scheitern Sie old school?

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„Beam die Sendung up, Manni!“ Ein Glück, dass dieser Satz wohl nie in einer Speditionsanlage fallen wird. Und das nicht nur, weil diese Mischung aus Deutsch und Englisch wirklich grausam klingt. Beim Gedanken daran, komplexe Güter zu dematerialisieren und sie kurz drauf andernorts wieder auftauchen zu lassen, wird vielen außer Physikern und Star-Trek-Fans ein bisschen flau im Magen. Und das Geschäftsmodell von Speditionen wäre sowieso dahin – denn wer müsste dann noch Güter transportieren und umschlagen? – Es steht also fest, dass Logistik in der absehbaren Zukunft nicht auf manuelle Prozesse verzichten kann. Dennoch werden diese an vielen Stellen immer weiter zurückgedrängt: dort, wo es um Transportkoordination und Abrechnung geht. Mit recht, weil sich komplexe Lieferketten nicht mehr old school von Hand steuern lassen. Wer groß scheitert, tut dies old school. Aber warum ist das so?

Suchen ist out: Warum manuelle Prozesse in der Steuerung von gestern sind

Der Nahverkehr hat beim Kunden eine Sendung abgeholt, sie am Terminal der Spedition entladen – und nun ist sie nicht mehr auffindbar? Suchen ist angesagt? Eines steht fest: Ein Logistiker, der sich in diesem Szenario wiederfindet, hat dringenden Modernisierungsbedarf. Denn es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, den Status eines Auftrags nicht zu kennen! Dafür haben die Unternehmen der Branche eine Vielzahl technologischer Lösungen entwickelt, die – intelligent verbunden und gesteuert – die gesamte Logistikkette automatisieren können. Wohlgemerkt nicht die physischen Güterbewegungen, aber immerhin deren Koordination und Abrechnung. Administrative und operative Aufgaben sind so eng zusammengerückt, dass sie untrennbar miteinander verwoben sind. Im Mittelpunkt davon stehen eben jene manuellen Prozesse, die durch den Einsatz von Apps in kaufmännische Workflows integriert sind:

  • auf Scannern
  • auf Tablets
  • auf mobilen Datenendgeräte (MDE)
  • auf Smartphones

Denn es steht nicht weniger auf dem Spiel als der wirtschaftliche Ertrag des Logistikers, wenn eine Sendung die Umschlaghalle erreicht. Schließlich kann die Spedition nun noch das bestmögliche Routing für den Transport festlegen. Mit dem Eingangsscan prüft die Auftragsdatenbank im Hintergrund automatisch, ob die üblichen Fahrzeiten auf der nächsten Teilstrecke noch dafür genügen, die Packstücke bis zur unüberwindbaren Deadline an die nächste physische Schnittstelle zu bringen. Fällt die Prüfung negativ aus, sollte die Disposition sofort umplanen, die Sendung auf einen anderen Transportweg lenken und den Mitarbeitern im Umschlag die entsprechenden Informationen auf ihre MDE spielen. Wer stattdessen mit Papierlisten arbeitet, die vor Schichtbeginn im Umschlag ausgedruckt wurden, verspielt diese Option unwiderruflich – und scheitert manuell daran, gutes Geld zu verdienen.

In manuellen Prozessen müssen Sie sich jede Information selbst holen

Können Sie immer an alles Wichtige gleichzeitig denken? Und deshalb jeden einzelnen Arbeitsschritt immer in der bestmöglichen Reihenfolge ausführen? Nicht weniger als dieser Erwartungshaltung sind Sie ausgesetzt, wenn Sie die Transportorganisation manuell steuern. Denn sobald Sie etwas vergessen, fehlt eine entscheidende Information – und der Prozess kommt zum Stillstand. Der klassische Ausweg aus diesem Dilemma ist es, dass wir uns Checklisten anfertigen, damit uns wirklich nichts durch die Lappen geht. Aber merken Sie etwas: Spätestens in diesem Moment arbeiten wir nahezu voll manuell und verlieren Geschwindigkeit. Denn – das ist eine wichtige Wahrheit der Digitalisierung – IT-Systeme können im Minimum eine deutlich höhere Anzahl von Informationen gleichzeitig verarbeiten als jeder Mensch und so natürlich auch eine Unmenge von Transport auf einmal überwachen – ihr großer Vorteil. Jedenfalls wenn die Prämissen klar gesetzt sind und die Regeln für den Fortschritt von einem Status zum nächsten eindeutig definiert. Dann arbeiten die Maschinen selbständig, ohne menschlichen Input zu benötigen. Erst wenn sie den nächsten logischen Schritt nicht mehr selbst festlegen können, muss wieder ein Mensch eingreifen, der die Entscheidung übernimmt. Push-Prinzip heißt diese Vorgehensweise, bei der die Software den Anwendern ihre Aufgaben direkt zuweist und sie damit gleichzeitig davon entlastet, auch all die Sendungen von Hand überwachen zu müssen, bei denen sowieso alles klar geht.

Mit mobilen Apps automatisieren Sie manuelle Prozesse

Wer Dienstleistungen und Prozesse effizient steuern will, führt die operative Ausführung und ihre administrative Begleitung so eng wie möglich zusammen. Ein Beispiel: Wie viele Sendungen eines Kunden haben Sie vor der Zustellung an die Empfänger tatsächlich neutralisiert? Eine Zahl, die Sie ohne großen Aufwand ermitteln sollten, wenn Sie wirtschaftlich arbeiten wollen. Die Lösung: Ihr Team, das die Mehrwertservices ausführt, erhält nicht nur die Aufträge zum Umpacken via MDE. Es erfasst auch die Daten der ausgeführten Arbeiten auf dem Gerät, von wo aus die Stückzahlen in Echtzeit ins Auftragsmanagement übernommen werden. Und die mobilen Lösungen schaffen noch viel mehr in der Logistik. Denn sie behalten bereits die übernächsten Schritte auf dem Weg zum Ziel im Blick, wenn die Umschlagcrew das eintreffende Fahrzeug gerade erst entplombt. Ergebnis: Terminsendungen auf dem eingehenden Fahrzeug werden priorisiert direkt auf demnächst ausgehende Nahverkehrstouren verladen, ohne in einer Pufferzone auf den nächsten Arbeitsgang zu warten. Und kommen Sie mir jetzt nicht damit, dass Ihr Hallenmeister das alles auch so erkannt und veranlasst hätte. Gegenfrage: Was machen Sie, wenn er im Urlaub oder krank zu Hause ist? Können Sie sich wirklich dauerhaft und systematisch auf so viel Erfahrung verlassen? Bei nüchterner Betrachtung ist klar, dass es äußerst rational ist, auf mehr IT-Unterstützung zu vertrauen und die Prozessqualität durch Automatisierung zu verbessern.

Manuelle Prozesse abhaken: Mehr Digitalisierung wagen

„Entscheidend ist, was hinten rauskommt“, hat Altkanzler Helmut Kohl in einer Rede formuliert. Und die Geschichte hat den Historiker jedenfalls nicht umfassend widerlegt. Mit digitalen Logistikprozessen verhält es sich auch nur ein wenig anders: Sie sollten durchgängig sein, von Ende zu Ende. Logiker mögen einwenden, dass es sich auf einer Seite wohl eher um den Anfang handeln müsse. Die Botschaft bleibt gleich: Wenn Speditionen die Abläufe eines Transports durch Prozessdigitalisierung ohne Medienbrüche steuern, machen sie weniger Fehler, verbessern Qualität und Service – und werden am Ende schlicht erfolgreicher sein. Wann schließen Sie mit unnötigen manuellen Prozessen ab?

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Disruption und Tradition: Es geht um den Spirit, nicht um das Logo

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Nintendo stellte Spielkarten her, Nokia Toilettenpapier und Lego Holzspielzeug. Heute sind diese Marken für andere Produkte bekannt. Ihre Geschäftsfelder haben sich radikal gewandelt und sie haben den damit einhergehenden Umbrüchen erfolgreich getrotzt. Das ist alles andere als selbstverständlich, denn die zentrale Frage für jedes Unternehmen – auch in der Logistik – lautet: Wie viel Tradition muss bewahrt, wie viel Disruption gewagt werden? Warum längst nicht jedes Unternehmen eine erfolgreiche Antwort auf den Wandel – auch Change genannt – findet und warum die Lösung auch nicht unter einer Laterne zu finden ist.

Suchscheinwerfer müssen schon richtig justiert sein

Der Wandel ist ein sensibles Thema. Der Kommunikationsforscher Paul Watzlawick benannte dazu in seiner „Anleitung zum Unglücklichsein“ ein Konzept mit der Überschrift „Mehr desselben“. Dazu liefert er ein Beispiel:

Unter einer Straßenlaterne steht ein Betrunkener und sucht intensiv nach etwas. Ein vorbeigehender Polizist fragt ihn, was er verloren habe. „Meinen Schlüssel”, antwortet der Mann. Der hilfsbereite Gesetzeshüter schließt sich darauf der Suche an, bis er nach einiger Zeit der erfolglosen Untersuchung wissen will, ob der Mann sicher sei, seinen Schlüssel gerade an dieser Stelle verloren zu haben. Darauf erklärt dieser: „Nein, nicht hier, sondern dort hinten – aber dort ist es viel zu dunkel.“

Dies beschreibt – wie ich finde – auf anschauliche Weise, wie einige Unternehmen den Wandel angehen. Es werden Maßnahmen in Angriff genommen, die zunächst logisch und sinnvoll erscheinen, eben dort, wo man gut sieht. Dass das allerdings nicht immer auch die richtige Stelle sein muss, zeigt sich daran, dass der Erfolg ausbleibt. Nun wird allerdings nicht die Maßnahme hinterfragt. Vielmehr wird unterstellt, dass man sich nicht genügend bemüht hat, also werden die Aktivitäten mit mehr Engagement verstärkt. Aber wird es dadurch zwangsläufig besser? Mit anderen Worten: Es lohnt sich nicht, an Lösungswegen festzuhalten, die nicht zum Erfolg führen. Vielleicht waren sie in der Vergangenheit bei anderen Herausforderungen hilfreich und haben funktioniert. Das macht sie allerdings nicht zu Universalschlüsseln für jedes Problem. Hätte Nintendo beispielsweise an der Herstellung von Spielkarten festgehalten, obwohl deren Beliebtheit drastisch zurückging, wäre das Unternehmen vielleicht längst verschwunden. Und würden Logistiker heute noch mit Lochkarten arbeiten und alte Rundhauber-Lkw fahren, wären sie ganz sicher auch nicht mehr konkurrenzfähig. Entscheidend für einen gelungenen Wandel ist es also, dass die Suchscheinwerfer sozusagen bei der Identifizierung des Problems und beim Einleiten entsprechender Maßnahmen auch richtig justiert sind.

Es kommt auf den Spirit an, nicht auf die Chronik

Die Anpassung an äußere Umstände ist allerdings nur eine Facette. Ebenso wichtig ist es, den eigentlichen Kern dessen nicht zu verlieren, was das Unternehmen erfolgreich gemacht hat. Nennen wir es den Spirit, weil es um mehr geht, als sich der eigenen Tradition bewusst zu sein. Es geht nicht darum, eine Chronik zu pflegen und akribisch alle historischen Unterlagen in einem Archiv zu sammeln. Es geht darum sich klarzumachen, was die besonderen Stärken des eigenen Unternehmens sind, um sich darauf zu besinnen.

Wenn es um den Wandel im Unternehmen geht, sieht das nicht selten so aus: Es wird ein neuer Claim zusammen mit einem neuen Logo entworfen. Beide werden unheimlich stark mit sublimen Botschaften aufgeladen, die bei der Zielgruppe und weiteren Stakeholdern natürlich sofort bestimmte Assoziationen und unterbewusste Impulse auslösen. In der Theorie zumindest. Der Prozess dauert ein bis zwei Jahre, kostet reichlich Geld und bringt am Ende herzlich wenig, wenn er nicht auf einer Change-Strategie mit zahlreichen weiteren Maßnahmen fußt. Denn Wandel findet nicht an der Oberfläche statt. Mit dem Wissen über den eigentlichen Spirit ihrer Firma haben Sie dagegen bereits einen guten Kompass für Veränderungen und wissen, was sich über die Jahre bewährt hat. Das können Aspekte wie besondere Kundennähe und Vernetzung in einem speziellen Bereich sein oder eine grundsätzliche Philosophie darüber, wie sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Ihnen fühlen sollen.

Wandel ist mehr als ein neues Logo

Es gibt wenige universelle Lehren in diesem Zusammenhang. Für jedes Unternehmen sehen die nötigen Entscheidungen anders aus. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, bei Change-Prozessen externe Berater hinzuzuziehen, die den gesamten Vorgang begleiten und coachen. Aber auch hier gilt, dass es die richtige Wahl sein muss und die Beratung mit der unbedingt notwendigen Fachkompetenz der jeweiligen Branche einhergeht. Eine grundsätzliche Regel ist, sich nicht nur einen neuen Anstrich zu geben, sondern Prozesse unter der Oberfläche anzugehen. Was in der Vergangenheit funktioniert haben mag, ist womöglich schon längst nicht mehr zeitgemäß. Also hören Sie auf, unter der Laterne zu suchen. Für Logistiker bedeutet das: Schluss mit Software-Insellösungen oder Workarounds, wenn die digitale Welt sich doch längst weitergedreht hat. Change ist eben mehr als ein neues Logo.

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Transportmanagement – ein Job für Drahtzieher

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Sie kennen alle und jeden, haben überall hin Verbindungen und knüpfen bei Bedarf sofort neue Kontakte: echte Drahtzieher. Menschen, denen kaum eine Aufgabe zu schwer ist und die immer die Fäden in der Hand behalten. Sie verstehen es zu agieren, bevor andere sie dazu zwingen. Je komplexer die Aufgabe wird, desto beeindruckender sind diese Talente – und damit sind sie wie gemacht für die Logistik. Genauer gesagt für das Transportmanagement. Das ist ein Job für echte Drahtzieher. Vom Angebot bis zur Abrechnung behalten sie den Überblick über alle Stufen des Transportprozesses. Sie kennen Tarife und Konditionen, erstellen die optimale Tourenplanung, wissen immer, wo die Lkw sind, und können sofort nach der Zustellung fehlerfrei abrechnen, ohne dass eigene Leistungen vergessen gehen. Sie ahnen es vermutlich schon: Kaum ein Mensch ist so ein Tausendsassa. Aber wer fürs Transportmanagement eine Cloud-Plattform als Datendrehscheibe verwendet, kann sich auf einen echten digitalen Drahtzieher verlassen.

Warum Cloud-Plattformen fürs Transportmanagement prädestiniert sind

Abholtermine, Ladeadressen, Öffnungszeiten, Anmeldeprozesse: Für die Transportorganisation benötigen Speditionen und Logistikdienstleister eine Menge Fakten. Wo sind die Produktionsstätten ihrer Kunden? Von welchen Mitarbeitern werden sie betreut? Welche Frachtführer verfügen über geeignete Lkw und qualifizierte Fahrer? Wichtige Informationen, die Sie für effizientes Arbeiten nicht immer wieder neu erfassen sollten. Hier liegt die Stärke von Cloud-Plattformen: Sie verwalten Stammdaten zentral und führen im Prozessverlauf jeden neuen Status in derselben Datenbank. Sie wissen in Echtzeit, was Sache ist, und können über Programmierschnittstellen, sogenannte API, sogar externe Anwendungen wie etwa die mobile App für den Nahverkehr direkt integrieren. Damit erleichtern sie nicht nur die Organisation der Transporte. Sie stellen auch sämtliche Daten für die Auswertung über eine Anwendung wie Microsoft Power BI (Business Intelligence) in Echtzeit zur Verfügung. In ihnen laufen also buchstäblich alle Fäden zusammen.

Von der Planung bis zur Analyse: Verbesserung beginnt im Transportmanagement

Logistikprozesse automatisieren: ein ferner Traum? Im Gegenteil. Ein Transport Management System (TMS) als Cloud-Plattform bietet heute schon sämtliche Fähigkeiten, Abläufe in der Logistik nicht nur zu synchronisieren, sondern sie mit KI-basierter Auswertung durch maschinelles Lernen selbständig zu verbessern. Denn das System ist modular aufgestellt, kann jeden Prozessschritt entlang der Logistikkette in dieselbe Lösung integrieren und so die gesamte Supply Chain abdecken. Dabei ersetzt es manuelle Schnittstellen und hilft so, Fehler durch Übertragung und Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Nicht zuletzt schafft die Plattform zusätzliche Transparenz durch Statusupdates in Echtzeit. In der Cloud ist sie zudem überall verfügbar – an jedem Ort und auf jedem Endgerät. Redundante Datenhaltung und permanente Backups im laufenden Betrieb verringern die Einsatzrisiken. Und die Skaleneffekte der Shared Economy verbessern die Kostenstruktur für alle Anwender.

 

Transportmanagement auswerten: Der Schlüssel zur Effizienz

Wer Transporte steuert, sollte die Fakten kennen. Wenn alle Daten auf dem Tisch liegen, fallen Entscheidungen sachorientiert und wissensbasiert. Das macht die Cloud-Plattform zum echten Drahtzieher in der Steuerung. Denn sie verknüpft alle Datenquellen miteinander und überwacht den Planungserfolg durch Echtzeitauswertung. Neben der Stammdatenverwaltung orchestriert sie angeschlossene Systeme wie Fahrzeugtelematik und Statuswesen, Abrechnung, Dokumentenmanagement und natürlich Business Intelligence (BI). Wer diese Möglichkeiten verknüpft, erfüllt mit dem TMS die Anforderungen für:

  • Controlling
  • Prognosen
  • Automatisierung
  • CO2-Berechnung
  • Kundenservice

Dabei erledigt die BI-Anwendung mit übersichtlichen Visualisierungen und detaillierten Berichten die Kontrolle der aktuellen Ertragslage. Müssen Umschlagprozesse durch Umlagerungen optimiert werden? Wie erreichen Arbeitsaufträge schnellstmöglich die Hallencrew? Wie lassen sich dynamische Ladelisten mit angepasster Stoppreihenfolge erstellen – abgestimmt auf den Statusmonitor der Sendungen und einzelnen Packstücke? Wann sind die Touren bestmöglich geplant?

Die Cloud-Plattform trägt effizientes Transportmanagement

Wer all diese Informationen von Hand oder über Schnittstellen zusammenführen will, kann kaum von Echtzeitdaten profitieren. Proaktives Handeln sichert jedoch die Effizienz des Transportmanagements. Kurz gesagt: Nur wenn im TMS alle Informationen innerhalb derselben Datenbank quasi live vorliegen, lassen sich Logistikprozesse überhaupt ad hoc anpassen. Denn über die Cloud-Plattform ist es dann möglich, neue Handlungsanweisungen sofort oder sogar automatisch und regelbasiert auszugeben und zudem die einzelnen Arbeitsschritte parallel für die sofortige Abrechnung revisionssicher zu dokumentieren. Weil alle Verbindungen direkt stehen, werden die Prozesse schneller, sicherer und kostengünstiger.

 

Mit digitalem Drahtzieher: Transportmanagement über eine Cloud-Plattform

Optimale Transportplanung bedeutet, sämtliche Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Wer weder Zeit noch Geld verlieren will, hat deshalb praktisch keine Alternative dazu, eine Cloud-Plattform fürs Transportmanagement zu verwenden. Denn erst wenn in der Software alle Informationen in denselben Topf wandern und allen Beteiligten für ihre Aufgaben vorliegen, entstehen faktenbasierte Entscheidungen. Von der Routenoptimierung zur CO2-Vermeidung bis hin zum Zahlungsausfallsmanagement. Der Drahtzieher entscheidet, weil er alle Fäden in der Hand hält.

Andreas Schmid Group

Case Study Andreas Schmid

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Die Andreas Schmid Group aus Gersthofen teilt ihre Erfahrungen.

Eigentlich ist es fast immer klar, Projekte scheitern in der Projektphase oder sie sind immer ein Erfolg. Aber ist das wirklich so? Wir wollten es genau wissen und haben unsere Medienagentur Mainblick beauftragt mit einem unserer ganz frühen Kunden einmal kritisch zu hinterfragen wie das Projekt mit einem Abstand von mehr als fünf Jahren Wirkbetrieb bewertet wird. Wichtig war uns dabei einmal eine ehrliche Einschätzung zu erhalten, wie unser Kunde Andreas Schmid Group aus Gersthofen die Umstellung auf die CargoSuite bewertet. Was sich seitdem verändert hat und ob man mit der Entscheidung wirklich noch zufrieden ist?

Hier geht es zur Case Study.

iStok

Wenn der Workaround zum Standard wird

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„Nichts hält länger als ein Provisorium“, heißt es so schön. Das Grundgesetz beispielsweise war ursprünglich nur für eine Übergangszeit angedacht. Der Eiffelturm sollte nach der Weltausstellung, für die er gebaut worden war, wieder abgerissen werden. Und es gibt zahlreiche weitere Beispiele dafür, die wir uns nur selten ins Bewusstsein rufen. Solche Langzeit-Provisorien müssen auch gar nicht unbedingt schlecht ein. Manchmal entwickelt sich eben mehr aus etwas, das ursprünglich kurzfristig angedacht war. Ein Phänomen, das uns auch in der IT begegnet. Dort spricht man in der Regel von einem Workaround – besonders beliebt unter anderem in den Fällen, in denen eine alte Software an neue Gegebenheiten angepasst werden muss. Anders als der Eiffelturm bleiben solche digitalen Konstrukte allerdings nicht lange stabil.

Der Workaround: Vom Provisorium zum Standard

Mit proprietärer Software, womöglich noch aus einer Zeit, als das Internet tatsächlich noch Neuland war, verhält es sich in der Tat ein wenig wie mit dem Eiffelturm: Sie wurde für einen bestimmten Zweck und einen befristeten Zeitraum geschaffen, nach Vollendung aber einfach beibehalten. Und dann muss natürlich fleißig nachgebessert werden. Etwas, das in der Logistik nicht unüblich ist. Eine selbstentwickelte Software für das Bestandsmanagement im Lager kann keine Daten mit anderen Anwendungen austauschen? Zeit für einen Workaround, der Abhilfe schafft. Die komplexen Zusammenhänge eines umfangreichen Monatsreportings sprengen jede Excel? Vielleicht hilft ja eine zweite.

 

In der Regel greift man, sobald man auf ein Hindernis stößt, entweder in den Code eines Programms ein, um es so zu erweitern. Oder es entsteht ein neues (Hilfs-)Programm, das sich beispielsweise um den Datenaustausch mit einem anderen – in der Regel wesentlich moderneren – Programm kümmert. Codezeile für Codezeile, Hilfsprogramm für Hilfsprogramm entstehen so mit der Zeit wahre Kunstwerke in digitaler Form, die man bewundern, aber nur noch schwer überblicken, geschweige denn effizient benutzen kann.

 

Ein Workaround entlastet nur kurzzeitig

Das belastet nicht nur die unternehmenseigen IT, die ständig neue Wege finden muss, mit neuen Entwicklungen Schritt zu halten. Es belastet auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich möglicherweise in mehreren verschiedenen Programmen, die parallel laufen, auskennen müssen – samt zugehöriger Hotkeys, wenn es schnell gehen soll. Oder die mit Anwendungen arbeiten müssen, die längst nicht mehr effizient funktionieren. Das sorgt für Frust und hinterlässt auch bei Nachwuchskräften, die an diese Systeme herangeführt werden, keinen guten Eindruck. Wenn der Workaround erst einmal zum Standard geworden ist, ist es höchste Zeit für Veränderung.

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Damit tut man sich meist schwer, weil die Umstellung ab einem gewissen Punkt enorm ist. Zu viel Arbeit und Unmengen an Daten und Kundeninformationen sind bereits in die über Jahre oder Jahrzehnte gepflegte Behelfslösungen geflossen. Je länger so ein System genutzt worden ist, desto schmerzhafter ist der Umstieg. Das haben wir in den vielen Jahren als IT-Dienstleister in der Logistik oft erlebt. Aber, und das ist die gute Nachricht: Es lohnt sich. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel plötzlich nicht mehr bis zu 20 Prozent ihrer Zeit mit Datenakquise verbringen müssen, sondern sich stattdessen auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Wenn die Unternehmens-IT von der Pflege einer filigran konstruierten und in Eigenregie entwickelten Lösung befreit wird und damit Zeit gewinnt, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Und nicht zuletzt, wenn Auswertungen statt ein oder zwei Monate später dank Business Intelligence (BI) auf Knopfdruck zur Verfügung stehen – und sogar verlässliche Prognosen beispielsweise zur erwarteten Sendungsentwicklung abgerufen werden können.

 

Frühzeitig reagieren

Ein Workaround entlastet also nur kurzzeitig, dafür belastet er auf Dauer. In der IT kann er nur ein Provisorium sein, das eben nicht von Dauer sein darf. Denn in erster Linie erhöht jede Behelfslösung den Druck, etwas Grundlegendes am eingesetzten System zu ändern. Je mehr digitale Flicken und Anbauten dazukommen, desto unpraktikabler wird das Gesamtsystem auf Dauer. Moderne Lösungen in der Cloud können ein möglicher Weg sein, um es besser zu machen. Der Umstieg mag anfangs schmerzhaft erscheinen, aber er ist zumindest nicht langwierig – und am Ende fragt man sich, warum man nicht schon früher umgestiegen ist. Wollen wir wetten?