Fehlervermeidung Archive

„Zeit ist Geld“ wusste schon Benjamin Franklin, der diesen Ratschlag jungen Kaufleuten 1748 in einem Buch mit auf den Weg gab. Bis heute hat sich daran nichts geändert, denn wer hat schon Zeit zu verschenken? Ganz ketzerisch möchte ich manchmal allerdings antworten: Logistiker! Zum Beispiel, wenn es um das Thema Abrechnungen geht. Denn die sind nach wie vor mit viel manuellem Aufwand verbunden, der Zeit und damit Geld kostet, obwohl das nicht nötig wäre. Dafür müsste nur von Anfang an korrekt gearbeitet werden. Stattdessen wird an dieser Stelle jedoch noch häufig nach dem Motto verfahren: „Hauptsache, der Auftrag ist erstmal angelegt, die Details kommen dann in der Abrechnung.“ Die Folge sind aufwendige Prüfungen der Auftragsdaten. Die Abrechner checken nahezu jeden Auftrag manuell und fragen im Zweifelsfall in der Disposition, in der Abfertigung und sogar auf der Halle nach. Das kostet reichlich Zeit. Dann darf es auch niemanden überraschen, wenn es im letzten Schritt nicht rund läuft: Leistungen, die im Vorfeld nicht sorgfältig und vollständig benannt wurden, sollen jetzt auf wundersame Weise korrekt abgerechnet werden? Wer’s glaubt … Statt dass die Rechnung am Ende der Leistungserbringung automatisch erstellt wird, braucht es auf diese Weise noch einmal viele Handgriffe, prüfende Blicke und damit vergleichsweise viel Zeit, bis Rechnungen überhaupt erstellt werden und endlich auf die Reise gehen können.

Fehler vermeiden, die Liquiditäts-Lücke so schnell wie möglich schließen

Wenn dann das Geld ja wenigstens schnell auf dem Konto wäre. Gemäß der Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen (ADSp) wären Rechnungen ohne Zahlungsziel sofort fällig, doch Logistiker wissen: Am Ende setzen gerade große Unternehmen Zahlungsziele bis zu 60 Tagen an, in einigen Fällen sogar 90 Tage. Zwischenzeitlich zahlt der Logistikdienstleister Lieferanten und Mitarbeitende quasi in Vorleistung. Das führt zu einer Liquiditäts-Lücke von der Produktion des Transports bis zur Abrechnung. Umso wichtiger ist es doch, keine unnötige Zeit zu verschenken! An den Zahlungszielen lässt sich schwerlich rütteln, wohl aber an den manuellen Abrechnungen.

Sie sind, abgesehen vom Faktor Zeit bei ihrer Erstellung, nach althergebrachter Vorgehensweise zudem auch eine große potenzielle Fehlerquelle. Werden Gewicht und Sperrigkeit beispielsweise nicht von Anfang an korrekt berücksichtigt, fehlen sie später in der manuellen Abrechnung und gehen damit de facto „aufs Haus“ – dem Logistiker gehen direkte Einnahmen verloren. Der Kunde wird derartige Versäumnisse wohl nicht reklamieren – ganz im Gegensatz zu Fehlern zu seinen Ungunsten. In solchen Fällen erfordert die Reklamation zusätzliche Bearbeitungszeit und eine Korrektur der Rechnung. Dadurch verschiebt sich wiederum das Rechnungsdatum, an dem sich die Kunden dann wiederum beim Zahlungsziel orientieren. Das wird in den Fällen besonders heftig, in denen beispielsweise Sammelrechnungen mit mehreren Dutzend Aufträgen betroffen sind. Die komplette Rechnung bleibt dann in der Rechnungsprüfung beim Kunden stecken und wird erst dann zur Zahlung freigegeben, wenn alle Korrekturen in Belegform vorliegen – selbst, wenn nur ein kleiner Teil der Aufträge fehlerhaft war. Währenddessen tickt die Uhr beim Logistiker, die ohnehin bereits kleine Marge wird immer kleiner oder verschwindet sogar ganz. Je präziser und schneller eine Rechnung also erstellt werden kann, desto schneller ist mit dem Zahlungseingang zu rechnen und das hat wiederum einen positiven Einfluss auf die Liquidität des Logistikdienstleisters. Automatische Abrechnungen sind also keine Kür, sondern Pflicht!

Unternehmerisches Harakiri ohne automatische Abrechnung

Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen: Es gleicht einem unternehmerischen Harakiri, nicht automatisiert abzurechnen. Sie haben keine Zeit zu verschenken, tun aber genau das beim Thema Abrechnungen – und nehmen damit in Kauf, am Ende im ungünstigsten Fall noch draufzuzahlen. Sicher, so mancher Logistiker vertraut auf die langjährige Erfahrung seiner Abrechner, die einen Großteil der Bestandskunden kennen und darauf, dass es meist eben schon gut gehen wird. Und die Mitarbeiter mögen sich vielleicht auch nicht unbedingt umstellen wollen, fürchten vielleicht sogar um ihren Job, obwohl sie in den allermeisten Fällen mit Sicherheit wichtigere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen könnten. Aber wie lange wird das noch gut gehen? Wie viele Jahre trennen die tief eingearbeiteten Fachkräfte noch von der Pensionierung? Und wie steht es dann um die Nachwuchskräfte? Die guten und qualifizierten Arbeitskräfte zu Datenbereinigungen und als Klickroboter bei der Auftragsbewertung einzusetzen, erscheint mir eine fragwürdige Beschäftigung zu sein. Junge Mitarbeiter für diese monotone Aufgabe zu begeistern, wird unmöglich werden. Besonders dann, wenn eine Software bessere Resultate liefert.

Die automatische Abrechnung macht also aus wirtschaftlichen und personalpolitischen Erwägungen Sinn. Dabei genügen für Speditionen zwei wesentliche Dinge, um in dieser Hinsicht einen großen Schritt nach vorne zu machen: Wie für alle automatischen Prozessschritte braucht es eine sehr gute Datenqualität und ein Transport Management System, das automatisierte Abrechnungen zuverlässig ermöglicht, einschließlich Sonderleistungen. Die allermeisten Aufträge können und müssen einfach durchlaufen. Dann liegen Leistungsdatum und Faktura-Datum nahe beieinander. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote erheblich und führt damit zu weniger Rechnungsbeanstandungen und folglich zu einer verbesserten Liquidität.

Automatisierung in der Abrechnung ist kein Hexenwerk

Umstellung ist kein Hexenwerk

Automatische Abrechnungen erfordern einen einmaligen Aufwand für die technische Umstellung. Da ist es gut zu wissen, dass anwenderorientierte Importfunktionen den Wechsel zusätzlich erleichtern: So lassen sich in der CargoSuite beispielsweise Tarife ganz einfach aus einer Excel-Datei importieren. Das System erkennt in vielen Fällen die vorhandene Matrix und überführt diese ins neue System. Auch komplexe Regelwerke lassen sich abbilden und automatisiert definieren. So lassen sich zum Beispiel für jeden Kunden individuelle Frachtpflichtigkeitsregeln pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen oder auch Zusammenfassungsregeln für Aufträge erstellen, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Wer also vielleicht meint, eine automatische Abrechnung könne die komplexen Regelwerke nicht ohne weiteres berücksichtigen, irrt sich gewaltig.

Wer also weiterhin Zeit und Geld verschenken will, dem empfehle ich die Lektüre des Klassikers von Benjamin Franklin. Vielleicht überzeugt ihn das ja. Wer nach vorne schauen, seine Spedition zukunftssicher aufstellen und dabei auch noch seine Liquidität verbessern will, der sollte dringend auf automatische Abrechnungen setzen. Darin steckt viel Potenzial, schneller an sein Geld zu kommen. Einer der wesentlichen Schlüssel dazu ist, wie so oft in Digitalisierungsprozessen, eine hohe Datenqualität. Sprich: Stammdaten und Vertragsakten müssen sauber angelegt werden. Die Zeit ist es in jedem Fall wert – und das rechnet sich am Ende.

Wie heißt es doch so schön: Abgerechnet wird zum Schluss. Das klingt plausibel – wann denn auch sonst? Im Restaurant gibt es schließlich auch zuerst das Essen und dann die Rechnung. So weit, so einfach. Tatsächlich ist es aber doch in der Speditionswelt so, dass bereits die Eigenschaften eines Transportauftrags wesentliche Elemente der Abrechnungsgrundlage enthalten. Wenn also vorne nicht bereits alles berücksichtigt wird, was später für die Rechnung relevant sein wird, ist das mehr als ein kleines Ärgernis. Und das kann bei manuellen Eingaben schnell passieren: Ein Zahlendreher hier, eine Null zu wenig oder ein Haken an der falschen Stelle dort und schon stimmt das gesamte Konstrukt nicht mehr, der Spediteur zahlt drauf. Dabei ließen sich viele Fehler vermeiden und der gesamte Vorgang enorm beschleunigen, wenn automatisch abgerechnet würde. Und bevor Sie jetzt denken: „Das machen wir doch schon“, lassen Sie mich fragen: „Wirklich?“

Can’t touch this: “No-touch-Sendungen”

Denn ich spreche hier nicht davon, was Formeln in einer überdimensionierten Excel-Datei „automatisch“ ausrechnen können. Und automatisch ist eine Abrechnung auch nicht, wenn sie lediglich die Adresse des Kunden aus dem Auftrag übernimmt und ein Speditionsmitarbeiter stumpf Positionen durchklicken muss, die darin vorkommen sollen. Wenn ich von automatischer Abrechnung spreche, meine ich das tatsächlich auch so: Eine Rechnung, die auf Grundlage der eingegebenen Daten am Ende automatisch erstellt und verschickt wird. Wir bei ANAXCO nennen das gerne „No-touch-Sendungen“, weil für diese kein Abrechner mehr einen Finger krumm machen muss, sie laufen einfach durch. Ein wesentlicher Vorteil unserer CargoSuite-Lösung: Spezielle Hinweise in einem Auftrag (z.B. ein Gefahrgut- oder Avis-Vermerk) sind mit entsprechenden Abrechnungsnotwendigkeiten verknüpft. Damit können Speditionen also gar nicht vergessen, eine besondere Leistung abzurechnen. Aus der angelegten Vertragsakte wird automatisch die entsprechende Leistung berechnet – im Gegensatz zu einer manuellen Abrechnung, wo alles händisch geprüft werden muss.

Abrechnungsgeschwindigkeit erhöhen durch No-touch-Sendungen

Der große Vorteil: Je höher der Anteil dieser tatsächlich automatisiert ablaufenden Abrechnungen ist, desto weniger Nacharbeit bedeutet dies für Ihre Mitarbeiter – und die Abrechnung läuft somit schneller durch und ermöglicht ebenfalls einen schnelleren Geldeingang. Automatische Abrechnungen wirken sich also spürbar positiv auf die Liquidität Ihres Unternehmens aus. Ein hoher Anteil von automatisiert durchlaufenden Abrechnungen bedeutet darüber hinaus, dass Ihre Spedition ein steigendes Auftragsvolumen mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern bewältigen kann. Und die haben dann Zeit, sich um die Fälle zu kümmern, die wirklich ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Denn seien wir doch mal ehrlich: Wer hat denn bitte Freude an einem monotonen Job in der Abrechnung, bei dem man stumpf nach Schema F Dinge bearbeitet, die auch die Maschine erledigen könnte? Und wo finden Sie in Zukunft junge Menschen, die Sie für diese Arbeit begeistern können? Das ist ja heute schon für weitaus interessantere Stellen schwierig genug. Es werden aber dennoch Abrechnungen übrigbleiben, die in der automatischen Abrechnung nicht durchgelaufen sind, sondern einen Konflikt an einer oder mehreren Stellen verursacht haben. Und diese spannenden Knobelaufgaben, für deren Lösung man Grips benötigt, sind doch der eigentlich interessante Teil des Jobs.

Dank übersichtlichem Dashboard alles im Blick

All die Automatisierung wäre aber allerdings wenig wert, wenn sie nicht auf zugleich eine einfache Übersicht bieten würde. Hier hilft das Dashboard unserer CargoSuite mit eindeutigen Auftragsübersichten für den gewählten Zeitraum. Damit bleiben die Gesamtanzahl der Transportaufträge, der jeweilige Abrechnungsstatus, die Aufträge mit offenen Erlösen und die Aufträge mit offenen Aufwänden immer im Blick. Wer jeweils tiefer in die dahinterliegende Zahlenwelt eintauchen will, kann das dank Power-BI problemlos bis auf die Auftragsebene (nach Kostenstellen aufgeteilt) tun und behält gleichzeitig mit Echtzeitdaten die Erlösentwicklung beispielsweise pro Kalenderwoche im Blick. Damit sehen Kunden nicht nur die rein betriebswirtschaftlich relevanten Kennzahlen, sondern haben unter anderem mit Mengen-, Qualitätsübersichten weitere wertvolle Infos jederzeit zur Hand. Das Dashboard unterstützt außerdem beim Monatsabschluss und weist auf häufige Fehler hin. Damit trägt es wesentlich zur Prozessverbesserung bei.

Abrechnungs-Dashboard erzeugt Klarheit über die fakturierten Aufträge

Auch komplexe Regeln lassen sich abbilden

Die Umstellung zur automatischen Abrechnung lässt sich allerdings in den wenigsten Fällen mit einem einfachen Knopfdruck erledigen. Trotzdem ist das Thema nicht so groß, dass man sich davor fürchten müsste. In unserer CargoSuite lassen sich Tarife beispielsweise aus einer Excel importieren – das System erkennt in vielen Fällen auch bereits die vorhandene Matrix und überführt diese entsprechend. In den einzelnen Vertragswerken können dann alle Tarife untergebracht werden. Wenn der Auftrag einen bestimmten Hinweistext hat (z.B. ADR-Sendung), lässt sich dem System detailliert beibringen, was das für den Workflow und für die Abrechnung bedeutet. Außerdem können Vertragswerke Zusammenfassungsregeln für Aufträge enthalten, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Zudem lässt sich für jeden Kunden eine individuelle Frachtpflichtigkeitsregel pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen. Auch hier gibt es je z.B. nach Destination unterschiedliche und mitunter sehr detaillierte Regeln, aber auch dieses komplexe Regelwerk lässt sich wunderbar in der CargoSuite automatisiert definieren.

Hinter dem Thema automatische Abrechnung steckt also insgesamt eine Menge Potenzial, die eigenen Prozesse zu optimieren, Geld zu sparen und die Effizienz sowie sogar die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Und damit am Schluss (richtig und automatisch) abgerechnet werden kann, muss am Anfang präzise gearbeitet werden. Das ist aber kein Hexenwerk und lässt sich mithilfe eines modernen Systems problemlos umsetzen und innerhalb von kurzer Zeit entsprechend schulen – eine Investition, die sich schnell rechnet.

Schlagwortarchiv für: Fehlervermeidung

Liquidität optimieren mit automatischen Abrechnungen