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Datenanalyse statt Prophetenlehrgang dank Business Intelligence

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Wenn man doch nur wüsste, was auf einen zukommt. Wer kann schon in die Zukunft blicken? Trotzdem ist es aber nicht so, als lebten wir so, als gäbe es kein Morgen. Es gibt – trotz der Emotionen, die in jede unserer Entscheidungen hineinspielt – stets reichlich Anhaltspunkte für uns, um innerhalb eines bestimmten Korridors vorausplanen zu können. Das gilt privat wie beruflich. Sicher gibt es in der Rechnung viele Variablen, die wir nicht beeinflussen können, aber trotzdem bilden valide und belastbare Informationen eine unverzichtbare Entscheidungsgrundlage für uns. Warum sonst betreiben alle großen Unternehmen so viel Aufwand, um an Daten zu gelangen? Und woher nehmen Sie nun die notwendigen Informationen? Einen alttestamentarischen Prophetenlehrgang habe ich jedenfalls noch bei keinem Bildungsträger im Angebot gesehen. Für folgende Erkenntnis müssen Sie allerdings kein Hellseher oder Prophet sein: Wenn Sie eine Business-Intelligence-Lösung (BI) einsetzen, können Sie systematisch mehr Geld verdienen. Wie Sie auch ohne Prophetenlehrgang schnelle Informationen erhalten, durch die sich die Effizienz verbessert und Automatisierung möglich wird, erkläre ich in diesem Blogbeitrag.

Aus dem Hut gezaubert: Business Intelligence als Software-Kaninchen

Magier hinterlassen oft ungläubiges Staunen. Etwa, wenn aus einem leeren Zauberhut ein weißes Kaninchen hervorlugt. Business Intelligence mag aus der Ferne etwas von Zauberei haben, ist bei genauerer Betrachtung aber reine Mathematik. Viele Speditionsgeschäftsführer und Logistikmanager setzen nach wie vor auf altgediente Informationsbeschaffungen, denen Vollständigkeit und Klarheit fehlen und die meist nur bereits Vergangenes zeigen. Business Intelligence liefert dagegen ausführliche Diagramme und Datenvisualisierungen mit eindeutig ableitbaren Handlungsempfehlungen. Und zwar nicht einmal im Monat, sondern jederzeit auf Knopfdruck tagesaktuell. Ein Aha-Effekt durch Data Analytics, der manchen spontan verzaubert. In jedem Fall vergrößern Berichte und Dashboards in den Anwendungen das Wissen der Führungskräfte. Sie erkennen Zusammenhänge und erhalten neue Handlungsoptionen für ihre Geschäftsentscheidungen. So wirkt es sich aus, wenn durch die Analyse Businessfakten in einem automatischen Prozess konsolidiert, aggregiert und aufbereitet werden. In einem sogenannten ETL-Prozess (extract, transform, load) werden die Daten aufbereitet, damit sich wichtige Zusammenhänge visualisieren lassen. Möglich wird das durch ein multidimensionales Datenbankmodell, das vielfältige Verknüpfungen und Abhängigkeiten abbilden kann. Wer sich mit diesen Systemen auskennt, kann deshalb eigentlich fast nur ein Mitglied im magischen Zirkel sein.

Perfekter Trick: Mit Business Intelligence automatisch steuern

Alle Einflussgrößen rechtzeitig kennen und berücksichtigen: Daraus entsteht der Zauber, den wir Effizienz nennen. Wenn sie automatisch überwacht sind, können Speditionen ihre Abläufe rechtzeitig anpassen, sobald im Tagesgeschäft Abweichungen von den Plänen entstehen. Damit gelingt es ihnen, die eigenen Kosten kontinuierlich zu optimieren. In Anbetracht ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine wirklich wichtige Aufgabe, denn ohne Glaskugel oder übernatürliche Kräfte sind Verkäufer, Speditionsleiter und Disponenten nicht dazu in der Lage, die tatsächlichen Kosten für Monate im Voraus zu prognostizieren. Das müssten sie jedoch, um vorab einzuschätzen, ob Angebote und Verträge mit Kunden auskömmliche Ergebnisse ermöglichen. Deshalb ist es umso wichtiger, mit Business Intelligence Tools in Echtzeit zu prüfen, ob die Spedition immer den kostengünstigsten Produktionsweg nutzt. Eine Möglichkeit dazu ist es, das vorgesehene Routing bis zum Ziel beim Eintreffen einer Sendung im Speditionsterminal zu überprüfen:

  • Ist die Sendung pünktlich eingetroffen?
  • Wurden alle Packstücke vollständig entladen?
  • Werden alle vorgesehenen Abfahrten rechtzeitig erreicht?
  • Genügen die Umschlagzeiten für die Verladung?
  • Steht auf jeder Teilstrecke ausreichend freier Laderaum zu Verfügung?
  • …

Wenn der Check auf eine dieser Fragen eine negative Antwort ergibt, wird er für die nächstgünstige Route wiederholt. So sichert der Logistiker eine wirtschaftliche Produktion. Sind Anpassungen im Routing erforderlich, veranlasst die BI-Software die nötigen Umstellungen: Umschlag auf einen anderen Verkehr, Entladung auf abweichende Relationsplätze, Verladung zu einem neuen Termin und gegebenenfalls den Druck eines neuen Labels.

 

Wie Business Intelligence Aberglauben und Flaschengeister entzaubert

Wenn Transportprozesse nicht rund laufen, sind die Beteiligten fast immer überrascht von ihrem Scheitern. Sie ahnen nicht voraus, wenn Mengen unangekündigt explodieren. Schleichend steigende Nachlaufzeiten erkennen sie oft erst, wenn sie schon längst nicht mehr wirtschaftlich sind. Und wenn sich die geografische Verteilung der Aufträge eines einzelnen Kunden vollständig verändert, bemerken sie es erst, wenn ihre Linien nicht mehr wirtschaftlich ausgelastet sind. Der Effekt von BI-Lösungen wird deshalb extrem schnell spürbar: Sie fungieren als Frühwarnsystem für Abweichungen, zeigen Veränderungen auf, bevor sie offensichtlich werden und geben Impulse dafür, Einkauf und Vertrieb wirtschaftlicher aufzustellen. Sie machen den Einfluss von Wochentagen auf Transportpreise transparent, analysieren Muster bei der Auftragsvergabe und zeigen sofort auf, wenn einzelne Teilstrecken von Transporten nicht mehr wirtschaftlich sind. Das alles leisten sie anhand bereits vorhandener Daten, die sie entlang relevanter Verknüpfungen intensiv auswerten. Dabei kommt es den Logistikdienstleistern entgegen, dass sich Kennzahlen und Berichte äußerst individuell definieren lassen. Den Mythos von spontan schwankenden Mengen und einer unvorhersagbaren Volatilität entkräften solche Lösungen außerdem.

Zauberbuch enthüllt die Illusion: Business Intelligence schafft Eingeweihte

Kein Zauberer würde jemals seine Tricks verraten. Denn nur wenn diese unsichtbar bleiben, kann er den Eindruck wahren, übernatürliche Kräfte zu besitzen. Auch an dieser Stelle gibt es Parallelen zwischen dem magischen Zirkel und modernen Business-Intelligence-Lösungen. Beide müssen eine gewisse Exklusivität wahren. Ein Zauberkünstler macht nur einige Wenige, die ihn unterstützen, zu Eingeweihten, denen die Inhalte seines Zauberbuchs bekannt werden. Diesem Prinzip folgt auch die Software, denn BI-Dashboards und Berichte sind nur für autorisierte Nutzer zugänglich. Diese wiederum werden in einem streng geführten Rechtemanagement festgelegt. Schließlich ist ihr Detailwissen eng mit den Geschäftsgeheimnissen der Spedition und ihren Kunden verbunden. Wer sie erfährt, findet den Schlüssel zum Erfolg.

Business Intelligence professionalisiert die Magie der Zahlen

Mut, Selbstvertrauen, genaue Prozesskenntnisse und eine ausgeprägte Fähigkeit dazu, belastbare Beziehungen aufzubauen: Magier und Speditionen kommen über eine ganze Reihe ähnlicher Faktoren zum Erfolg. Mit zunehmender Digitalisierung führt ihr Weg aber immer weiter auseinander. Denn Business Intelligence, also Softwarelösungen zur umfangreichen Datenanalyse, professionalisiert die Entscheidungsfindung bei Logistikdienstleistern. Paradoxerweise, indem sie die Magie der Zahlen greifbar macht: Die Software bereitet Daten zu Informationen auf, die Wissen schaffen und so die entscheidenden Erkenntnisse vermitteln. Damit entspricht ihr Vorgehen exakt dem altpersischen Ursprung des Begriffs Magier (magus). Denn dieser ist ein Wissender oder Erkennender.

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Lernen Sie besser aus Echtzeitdaten statt aus der Vergangenheit

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Kann man aus der Geschichte lernen? Der deutsche Philosoph Georg Wilhelm Friedrich Hegel stellte bereits im 19. Jahrhundert ernüchtert fest: „Wir lernen aus der Geschichte, dass wir überhaupt nichts lernen.“ Harte Worte, aber bei einem Blick auf die weltgeschichtlichen Ereignisse fällt es schwer, zu widersprechen. Schauen wir aber nicht auf die Geschichte der Menschheit insgesamt, sondern konzentrieren uns nur auf einen kleinen Teil, sieht es vielversprechender aus. Viele Unternehmen beispielsweise lernen überwiegend aus ihrer Geschichte in Form von Auswertungen und Analysen von Vergangenem: Monats- und Quartalsberichte, Umsatzentwicklungen und vieles mehr. Wäre es aber nicht wesentlich besser, wenn das Controlling wichtige Daten für die Entscheidungsfindung bereits früher zur Hand hätte? Zum Beispiel in Echtzeit?

Ein zeitgemäßes BI-System verwendet Echtzeitdaten

Business Intelligence schafft da Abhilfe. Denn tatsächlich ist eine langwierige Datenaufbereitung nicht mehr zeitgemäß. Probleme erst zeitversetzt zu erkennen, Mengenschwankungen oder Umsatzrückgänge einen oder mehrere Monate später aus Reports abzulesen. Nicht zuletzt: Erst reagieren zu können, wenn der Schaden längst entstanden ist. So mit Unternehmensdaten umzugehen, wirkt etwas aus der Zeit gefallen in einer Welt, in der alles immer transparenter wird und Geschäftsvorgänge online in Echtzeit stattfinden. Je schneller sich ein Unternehmen durch präzise Datenanalyse auf veränderte Entwicklungen einstellen kann, desto agiler ist es auch. Gerade in der Logistik ist das wichtig, wo die Margen ohnehin knapp kalkuliert sind sich Mengenschwankungen nicht erst seit gestern darauf auswirken, wie profitabel eine Firma arbeitet. Wenn Business Intelligence in diesem Zusammenhang bedeutet, große Datenmengen in enormen Excellisten auszuwerten oder andere historische Reports zu analysieren, kann das Urteil daher nur lauten: Ziel verfehlt, ob mit oder ohne Big Data.

Ein herkömmliches BI-System kann diesen Anforderungen nämlich nicht gerecht werden. Denn die wesentliche Anforderung unserer Zeit ist es doch, mit einem BI-Tool möglichst schnell Chancen zu erkennen, um in kritischen Situationen möglichst gut informierte und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können – und zwar in Echtzeit. Im konkreten Anwendungsfall betrachtet – natürlich stark vereinfacht: Was nützt mir eine Auswertung darüber, dass es im letzten Monat einen tagelangen Nachfragepeak gab, wenn ihn mein Unternehmen nicht bedienen konnte? Rückwirkend kann ich meine Geschäftsprozesse nicht mehr verändern und auch keine zusätzlichen Kapazitäten mehr auf dem Spotmarkt einkaufen. Wenn ich dieselbe Information allerdings durch Datenströme mit Echtzeitdaten dann erhalte, wenn ich noch agil agieren und Maßnahmen anstoßen kann, macht sich das sofort bezahlt. Eine moderne Business-Intelligence-Software verwandelt so das Controlling zum Consulting – das Unternehmen erkennt seine Verbesserungspotenziale, die Prozessqualität und Erträge steigen.

Erfassung und Analyse: Echtzeitdaten als Brücke zu Prognosen

Ideal eignet sich dafür ein Cloud-basiertes BI-Tool, das umfangreiche, interaktive Datenvisualisierungen aus vielen verschiedenen Unternehmensbereichen und Datenquellen bereitstellt. Hohe Datenqualität vorausgesetzt, schafft es eine eindrucksvolle Übersicht darüber, was gerade tatsächlich passiert – abteilungs- und standortübergreifend. Und nicht nur das: Business Intelligence schlägt neben möglichen Erklärungen für die gezeigten Veränderungen auch konkrete Maßnahmen vor, die bessere Ergebnisse erzielen. Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen können Sie an einem Dashboard arbeiten, Erkenntnisse schnell online teilen und agieren. Übrigens auch prospektiv! Denn eine Lösung wie Microsofts Power BI kann mit ihren Algorithmen auch Prognosen für bestimmte Zeitspannen treffen – auf der Grundlage von Daten aus der Vergangenheit sowie durch Echtzeitdatenerfassung auch der aktuellen Entwicklungen.

Klug werden in Echtzeit

Ohne zu philosophisch zu werden: Erst aus der Vergangenheit zu lernen, ist nicht mehr zeitgemäß. Besser ist es, wenn informierte Entscheidungsträger mit Echtzeitdaten handeln, solange wirksame Verbesserungen möglich sind. Alles andere ist ein Fall für das Firmenarchiv – fraglos ebenfalls wichtig, aber ein Datenmanagement, dass für den Geschäftserfolg zu vernachlässigen ist. Moderne Lösungen wie Microsoft Power BI erlauben durch Datenkonsolidierung aus den Rohdaten eine zeitgemäße Geschäftsanalytik, die nicht nur Chronik, sondern vielmehr ein digitaler Analyst und Echtzeitratgeber ist. Wenn Sie Komplexität bewältigen müssen, lernen Sie besser aus Echtzeitdaten statt aus der Vergangenheit.