In nur 3 Schritten zum schlanken POD Prozess

Abliefernachweise als Beispiel für Digitalisierung

Wir sind gezwungen Prozesse immer weiter zu optimieren, bestenfalls zu automatisieren. Kosten sind einzusparen, wo immer das möglich scheint und wir müssen dort „lean“ werden, wo aufwendige Abläufe nichtwertschöpfender Tätigkeit die Rentabilität mindern.

Abliefernachweise (POD – Proof of Delivery) sind wichtige Dokumente. Sie werden immer wieder benötigt. Kunden setzen sie voraus, bspw. um Rechnungen zu begleichen. Versicherungen wollen im Schadenfall wissen in wessen Verantwortungsbereich Transportschäden festzumachen sind und wer letztendlich reguliert, oder eben auch nicht.

Durch diverse IT-Systeme verfügen wir über eine Vielzahl von Informationen und Daten. In diesem konkreten Fall bedienen wir uns der Daten aus der Fahrzeugkommunikation. Wir haben unsere POD Erweiterung auf Basis der bereits bewährten AX CargoSuite DataAPI entwickelt.

Die Ablieferbelege der Zustellungen generieren sich zukünftig sehr einfach und nahezu von selbst. Es sind lediglich drei Schritte notwendig, um die Voraussetzungen zur Automatisierung der POD zu schaffen.

Schritt 1:

Definieren Sie mindestens ein Ablieferbeleg-Layout auf Basis unserer Beispieldatei in MS-Word. Sie können Logos definieren und Kopf- und Fußzeilen anpassen. Falls Sie in unterschiedlichen Stückgut-Kooperationen arbeiten, können Sie pro Kooperation eine eigene Vorlage nutzen.

Schritt 2:

Unsere mitgelieferten Skripte für Windows Power Shell und Linux machen die Datenübertragung besonders einfach. Sie definieren Ein- und Ausgabeverzeichnisse. Die Automatisierung erledigt den Rest. Oder die Kommunikation passiert in Echtzeit und wir übergeben das Dokument über den Web-Service.

Schritt 3:

Sie müssen sich dann noch um die Weiterverarbeitung der Belege kümmern. Der Rest läuft automatisch. Die Erweiterung liest aus der POD XML-Datei, die in der Fahrzeugkommunikation generiert wurde, die Unterschrift, den Quittungsgeber und die Sendungsnummer aus. Alle relevanten Details aus der AX CargoSuite werden über die Data-API nachgeladen. Welche der vielen möglichen Hinweistexte ausgegeben werden, lässt sich konfigurieren.

Liegen alle Daten vor, werden die Informationen in die jeweilige Vorlage eingesetzt und als PDF bereitgestellt. Der Dateiname kann zur weiteren Verarbeitung mit verschiedenen Metadaten, wie z.B. der Sendungsnummer benannt werden. So kann beispielsweise eine Weiterverarbeitung im DMS (Dokumenten-Management-System) mit gleichzeitiger Verknüpfung zur AX CargoSuite erfolgen.

So einfach kann die Digitalisierung eines klassischen Prozesses in der Transportlogistik aussehen: