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Zukunftskongress Logistik – KI im Fokus

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Der Zukunftskongress Logistik in der Technischen Universität Dortmund bietet seit mehr als 40 Jahren eine wichtige Plattform für neue Perspektiven in der Branche. Wir waren bei der diesjährigen 42. Ausgabe erneut vor Ort und haben spannende Eindrücke aus Wissenschaft und Wirtschaft für die Logistik mitgenommen. In Kooperation mit dem Kongress »AI24« stand ganz klar das Thema KI im Fokus der Veranstaltung.

Die Künstliche Intelligenz ist wie in so vielen Bereichen des Lebens auch in der Logistik ein immer präsenteres Thema. Eins ist nämlich sicher: Die KI ist bereits bei uns angekommen und wird auch künftig weiter an Bedeutung gewinnen – auch in der Logistik. Das hat sich vor allem daran gezeigt, dass einige der vorgestellten Beispiele sich mit Themen auseinandersetzen, die auch bei Anaxco bereits in der Praxis stattfinden. Paradebeispiel ist sicherlich die CargoSuity, unser interaktives Benutzerhandbuch für unser Transport Management System, die CargoSuite. Statt lange in unübersichtlichen Dokumenten zu suchen, können Nutzer hier im Dialog mit dem System direkt die benötigten Antworten erhalten. Dabei lernt CargoSuity ständig dazu und liefert immer präzisere Informationen.

Auch im Bereich Predictive Analytics sehen wir enormes Potenzial. Auf der Basis von historischen Daten lassen sich beispielsweise immer genauere Vorhersagen für die Routenplanung treffen. Auch wir nutzen diese Technik bereits in unserer CargoSuite und machen die Transportprozesse unserer Kunden damit präziser.

Was uns in dieser Hinsicht bei Vorträgen und Diskussion besonders gefallen hat, war die sachliche Perspektive: Künstliche Intelligenz ist ein Werkzeug und kein Schreckgespenst. Richtig eingesetzt, bietet die Technologie vielfältige Perspektiven und Vorteile. Genau das beobachten wir auch bei unserer Arbeit. KI-Anwendungen eröffnen uns völlig neue Möglichkeiten Prozesse kontinuierlich zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Das heißt natürlich nicht, dass sie völlig unkritisch zu betrachten sind – im Gegenteil! Die Branche wird sich immer wieder pragmatisch mit diesen Themen auseinandersetzen müssen, ohne in Emotionalität abzudriften.

Dabei ist es wichtig, im Umgang mit KI-Themen offen, aber nicht naiv zu sein. In Deutschland und Europa haben wir bereits weit fortgeschrittene und gut durchdachte Regelwerke, die die Nutzung von KI in die richtigen Bahnen lenken. Wir sollten uns dabei allerdings nicht in Überregulierung verlieren, denn dann geht viel Potenzial verloren, indem sich die Forschung, Entwicklung und Nutzung von KI sich unter Umständen nicht mehr lohnt. Damit riskieren wir unsere Wettbewerbsfähigkeit. Für uns ist es ein wichtiges Anliegen, unseren Kunden zu verdeutlichen, dass KI für sie viele Aspekte besser machen kann. Gleichzeitig müssen wir eventuelle Sorgen ernst nehmen und in Zukunft mehr Aufklärungsarbeit leisten.

Der Zukunftskongress Logistik hat uns bestätigt, dass wir unsere Angebote in die richtige Richtung entwickeln und unseren Kunden mit KI einen deutlichen Mehrwert bieten können. Genau deshalb schätzen wir das Format: Der Austausch ist sachlich, faktenbasiert und bietet uns wichtige Einblicke, mit denen wir unsere Arbeit weiterentwickeln können. Wir freuen uns auf den nächsten Termin!

Alles im Griff mit dem Transport-Management-System CargoSuiteANAXCO

Transport-Management-System als Prozessoptimierer: Das Potenzial von End-to-End Lösungen in der Transportlogistik

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Die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung interner Prozesse ist in der Regel fester Bestandteil der täglichen Arbeit in Unternehmen. Zur stetigen Steigerung von Effizienz und Zuverlässigkeit ist das eine unerlässliche Maßnahme. In der Transportlogistik liegt der Fokus insbesondere auf der effizienten Gestaltung der Supply-Chain-Prozesse, da diese die Sendungsabwicklung maßgeblich beeinflussen.

Dennoch sind in vielen Logistikunternehmen Insellösungen noch weit verbreitet. Diese separaten Softwareanwendungen sind häufig speziell auf bestimmte Aufgaben oder Abteilungen zugeschnitten und in ihrer Interoperabilität eingeschränkt. Obwohl sie in ihrem spezifischen Bereich optimal funktionieren, bringt ihr isolierter Einsatz eine Reihe von Nachteilen mit sich. So führt die fehlende Integration häufig zu redundanter Dateneingabe und Inkonsistenzen. Ein weiterer Nachteil ergibt sich aus dem erhöhten Arbeitsaufwand, der durch den parallelen Betrieb mehrerer Systeme und die manuelle Übertragung von Daten entsteht. Auch die Datenqualität kann durch die Migration zwischen verschiedenen Anwendungen und Dashboards beeinträchtigt werden. Darüber hinaus ist es aufgrund der verteilten Datenlage schwierig, einen vollständigen Überblick über alle Prozesse zu behalten.

 

Die Implementierung eines umfassenden Transport-Management-Systems (TMS) kann diese Herausforderungen adressieren und bietet erhebliche Optimierungspotenziale. Eine solche durchgängige Lösung ermöglicht eine ganzheitliche Prozessoptimierung, die sich positiv auf die gesamte Leistungsfähigkeit des Unternehmens auswirken kann.

Den Gesamtprozess im Blick

End-to-End Prozessoptimierung mit dem richtigen Transport-Management-System

Den Gesamtprozess immer im Blick

Ein durchgängiges Transport-Management-System (TMS) ist eine Gesamtlösung, die das Potenzial hat, alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen abzubilden und zu optimieren. Im Gegensatz zu einzelnen Softwarelösungen bietet ein End-to-End TMS einen umfassenden Überblick und eine effektive Steuerung. Es fungiert als zentrales Nervensystem Ihrer Spedition und sollte daher auf keinen Fall vernachlässigt werden.

 

Eine End-to-End-Lösung wie die ANAXCO CargosSuite ist so konzipiert, dass sie alle Phasen des Supply-Chain-Prozesses abbildet – von der Angebotserstellung über Routenplanung und Hallenumschlag bis hin zur Rechnungstellung. Es führt die Mitarbeitenden durch alle Prozessschritte und bietet eine individuell anpassbare Benutzeransicht, die auf offene Aufgaben und deren Dringlichkeit hinweist. So wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird, was sich negativ auf den Ertrag auswirken könnte. Die Einrichtung eines solchen Systems kann schnell erfolgen, da Standardprozesse bereits hinterlegt sind. Im Rahmen des Informationsflusses, auch „Feintuning“ genannt, können die Abläufe innerhalb des TMS so konfiguriert werden, dass sie optimal nach den unternehmenseigenen Vorgaben ablaufen.

 

Darüber hinaus läuft die Speditionssoftware in einer sicheren, gespiegelten Cloud-Umgebung innerhalb Europas. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Datenschutz und einen zuverlässigen Schutz vor Cyberkriminalität. Ein weiterer Vorteil bezieht sich also auch auf das Kundenvertrauen, das durch die Gewissheit gestärkt wird, dass der Prozess entlang der gesamten Lieferkette modernen Anforderungen wie Echtzeittransparenz entspricht. Mit einem umfassenden Transport-Management-System positioniert sich Ihr Unternehmen an der Spitze des digitalen Wandels in der Transportbranche.

Es geht immer noch besser.

Prozessoptimierung End-to-End erhöht die Automatisierung und damit die Umsatzrentabilität

Effizienz und Zuverlässigkeit durch Automatisierung

Ein zentraler Aspekt eines integrierten TMS ist die Automatisierung. Die Digitalisierung und Optimierung interner Prozesse sind keine vagen Konzepte, sondern konkrete Maßnahmen, die durch Veränderungsbereitschaft und konsequente Nutzung des Systems erreicht werden können. Mit einem durchgängigen und bestenfalls automatisierten Workflow können Routineaufgaben wie Auftragserfassung, Auftragsqualitätsprüfung und Disposition über den gesamten Prozess automatisiert werden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern entlastet auch die Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten, so dass sie sich auf komplexere und wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

 

Idealerweise sollte ein TMS auch über ein Business Intelligence (BI) Tool verfügen, das Echtzeitanalysen ermöglicht, um eine ganzheitliche Lösung zu bieten. Dies unterstützt fundierte und informierte Geschäftsentscheidungen in kritischen Situationen. Tools wie Microsoft Power BI können beispielsweise für die Planung von Zahlungseingängen mittels Predictive Analytics eingesetzt werden, was eine bessere Planung bei saisonalen Schwankungen ermöglicht. Durch die Anbindung an Microsoft Dynamcis kommen hier alle Informationen aus einer Hand, was viele Prozesse weiter vereinfacht und eine hohe Datenqualität sichert. Mit einem BI-Dashboard stehen zuverlässige Werkzeuge zur Prozessoptimierung zur Verfügung, die fundierte Entscheidungen in Echtzeit ermöglichen.

 

Transportlogistikunternehmen, die auf die Implementierung eines ganzheitlichen und automatisierten TMS verzichten, riskieren eine verzögerte Reaktion auf kritische Entwicklungen, verlieren wertvolle Zeit durch manuelle Prozesse und gefährden damit ihre ohnehin knappen Gewinnmargen. Es ist an der Zeit, das Herzstück der Transportlogistik – das TMS – genauer unter die Lupe zu nehmen und gezielte Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Eine gründliche Betrachtung und Verbesserung der TMS-Prozesse kann eine effizientere und profitablere Betriebsführung ermöglichen, die letztlich zur Stärkung der Wettbewerbsposition des Unternehmens beiträgt.

 

Anaxco/KI-generated

Schluss mit dem Transportlogistik-Blindflug!

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Es ist doch erstaunlich, wie gut der Blindflug in der Luftfahrt funktioniert: Auch wenn die Sicht aus dem Cockpit gleich Null ist, kann ein Pilot dank der Instrumente in seinem Dashboard – mit gelegentlicher Unterstützung eines Fluglotsen – einwandfrei navigieren, wird vor potenziellen Gefahren gewarnt und findet sein Ziel. Das geschieht täglich tausendfach weltweit, kein großes Ding. Ein Hightech-Dashboard mit modernen und zuverlässigen Instrumenten, die alles in Echtzeit anzeigen, macht es möglich.

In der Transportlogistik fliegt man auch häufig noch blind, allerdings dann meist ohne die Unterstützung durch ein zuverlässiges Dashboard. Nicht selten kommen noch Excel-Listen für Reports zum Einsatz und erfordern viel Handarbeit. Dann werden Daten aus verschiedenen Systemen manuell in einer Tabellenkalkulation zusammengetragen und im besten Fall noch mit Makros bearbeitet, um Annäherungswerte zu erhalten. Aber mal ehrlich: Diese Art der Auswertung beschäftigt einen Mitarbeiter oft mehrere Stunden täglich, damit Sie am Ende wissen, dass sie im letzten Monat einen Nachfragepeak hatten, den sie nicht bedienen konnten. Und dann? Sofern Sie keine Zeitmaschine haben, wird es nun schwierig, zusätzliche Kapazitäten auf dem Spotmarkt einzukaufen. Und wie effizient ist es tatsächlich, wenn Sie erst in der Abrechnungsabteilung nachfragen müssen, wie weit eigentlich die Rechnungsstellung für den aktuellen Monat ist? Wie schnell erhalten Sie dann Antwort? Wissen Sie ohne Dashboard innerhalb kürzester Zeit zuverlässig, ob es gerade irgendwo in Ihrem Unternehmen klemmt? Wie ermitteln Sie in kürzester Zeit valide betriebswirtschaftliche Kennzahlen, wenn Ihnen nicht alle wesentlichen Informationen kontinuierlich vorliegen? Und wie stellen Sie quasi auf Knopfdruck Vergleiche zu Vorjahren oder auch nur Vormonaten an?

 

Wichtige unternehmerische Kennzahlen auf einen Blick

Ein modernes, cloudbasiertes TMS wie die ANAXCO CargoSuite mit ihrem Dashboard, das sich je nach Benutzer und Anforderungsprofil konfigurieren lässt, ermöglicht all das. Nun gut, bis auf den Teil mit der Zeitmaschine. Aber die werden Sie auch gar nicht brauchen, weil sie dann nicht länger im Transportlogistik-Blindflug durch die Monate irren und wichtige Chancen und Probleme nur im Rückspiegel erkennen, weil sie schon hinter ihnen liegen. Sondern Sie erhalten in Echtzeit einen Überblick über alles, was für Sie wesentlich ist. Das geht neben betriebswirtschaftlichen Kennzahlen eben auch hinunter bis auf die transportlogistische Prozessebene: Wie weit ist die Verladung aktuell? Und vor allem: Wie steht es um die Abrechnung? Damit Sie kurz vor Monatsabschluss schon wissen, wie weit Sie tatsächlich sind: Sind Sie auf Kurs oder muss der Monatsabschluss vielleicht zurückgestellt werden, weil noch zu viel offen ist? Im Dashboard sehen es auf einen Blick. Zudem wissen Sie, wie zügig die Mitarbeitenden an den entscheidenden Stellen arbeiten und erkennen rechtzeitig, wenn Sie beispielsweise aufgrund von Krankheitsfällen in der Rechnungsabteilung in Verzug geraten könnten, sodass Sie rechtzeitig reagieren können. Kurz: Sie erhalten Handlungsparameter, die Ihnen mit Excelauswertungen einfach nicht zur Verfügung stehen. Wo sie früher nur mit Bedauern zurückblicken konnten, können Sie nun an kritischen Stellen rechtzeitig agieren, weil das Dashboard sie darauf hinweist. Die Anzeige gibt zudem auf Wunsch auch Auskunft darüber, wie schnell jeder einzelne Kunde tatsächlich zahlt und wie schnell der Geldfluss von der Transportdurchführung über die Fakturierung bis zum Zahlungseingang ist. Idealerweise nutzen Sie automatische Abrechnungen, um den Prozess ebenfalls zu optimieren. Statt sich wie bislang mühsam mit Rechnungsabgrenzungen zu befassen, weil nicht nur Eingangs, sondern auch Ausgangsrechnungen nicht bearbeitet wurden, können Sie zumindest den zweiten Teil dieser Gleichung nun dank des Dashboards besser im Blick behalten und für effizientere Prozesse sorgen.

Zurück in die Zukunft: Predictive Analystics

Entgegen meiner vorigen Aussage ist übrigens doch eine kleine Zeitmaschine enthalten – sie funktioniert aber nur, wenn Sie zurück in die Zukunft wollen. Microsoft Power BI macht es möglich. So lassen sich beispielsweise Zahlungseingänge per Predictive Analytics planen, was eine deutlich bessere Planung bei saisonalen Schwankungen erlaubt – und Ihnen die Möglichkeit gibt, diese Zahlen beispielsweise im Rahmen eines Finanzierungsplans mit Ihrer Bank zu offerieren. Und das sind nur einige Möglichkeiten, die Sie haben. Mit unserem Dashboard können Sie nun also endlich zuverlässig auf Instrumente „fliegen“. Erkennen Sie Optimierungspotenzial bei Prozessen in Ihrem Unternehmen. Damit Sie in Echtzeit wissen, wo Sie landen werden. Also: Schluss mit dem kompletten Blindflug! Funken Sie doch mal die Fluglosten bei ANAXCO an, um mehr darüber zu erfahren.

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Liquidität optimieren mit automatischen Abrechnungen

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„Zeit ist Geld“ wusste schon Benjamin Franklin, der diesen Ratschlag jungen Kaufleuten 1748 in einem Buch mit auf den Weg gab. Bis heute hat sich daran nichts geändert, denn wer hat schon Zeit zu verschenken? Ganz ketzerisch möchte ich manchmal allerdings antworten: Logistiker! Zum Beispiel, wenn es um das Thema Abrechnungen geht. Denn die sind nach wie vor mit viel manuellem Aufwand verbunden, der Zeit und damit Geld kostet, obwohl das nicht nötig wäre. Dafür müsste nur von Anfang an korrekt gearbeitet werden. Stattdessen wird an dieser Stelle jedoch noch häufig nach dem Motto verfahren: „Hauptsache, der Auftrag ist erstmal angelegt, die Details kommen dann in der Abrechnung.“ Die Folge sind aufwendige Prüfungen der Auftragsdaten. Die Abrechner checken nahezu jeden Auftrag manuell und fragen im Zweifelsfall in der Disposition, in der Abfertigung und sogar auf der Halle nach. Das kostet reichlich Zeit. Dann darf es auch niemanden überraschen, wenn es im letzten Schritt nicht rund läuft: Leistungen, die im Vorfeld nicht sorgfältig und vollständig benannt wurden, sollen jetzt auf wundersame Weise korrekt abgerechnet werden? Wer’s glaubt … Statt dass die Rechnung am Ende der Leistungserbringung automatisch erstellt wird, braucht es auf diese Weise noch einmal viele Handgriffe, prüfende Blicke und damit vergleichsweise viel Zeit, bis Rechnungen überhaupt erstellt werden und endlich auf die Reise gehen können.

Fehler vermeiden, die Liquiditäts-Lücke so schnell wie möglich schließen

Wenn dann das Geld ja wenigstens schnell auf dem Konto wäre. Gemäß der Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen (ADSp) wären Rechnungen ohne Zahlungsziel sofort fällig, doch Logistiker wissen: Am Ende setzen gerade große Unternehmen Zahlungsziele bis zu 60 Tagen an, in einigen Fällen sogar 90 Tage. Zwischenzeitlich zahlt der Logistikdienstleister Lieferanten und Mitarbeitende quasi in Vorleistung. Das führt zu einer Liquiditäts-Lücke von der Produktion des Transports bis zur Abrechnung. Umso wichtiger ist es doch, keine unnötige Zeit zu verschenken! An den Zahlungszielen lässt sich schwerlich rütteln, wohl aber an den manuellen Abrechnungen.

Sie sind, abgesehen vom Faktor Zeit bei ihrer Erstellung, nach althergebrachter Vorgehensweise zudem auch eine große potenzielle Fehlerquelle. Werden Gewicht und Sperrigkeit beispielsweise nicht von Anfang an korrekt berücksichtigt, fehlen sie später in der manuellen Abrechnung und gehen damit de facto „aufs Haus“ – dem Logistiker gehen direkte Einnahmen verloren. Der Kunde wird derartige Versäumnisse wohl nicht reklamieren – ganz im Gegensatz zu Fehlern zu seinen Ungunsten. In solchen Fällen erfordert die Reklamation zusätzliche Bearbeitungszeit und eine Korrektur der Rechnung. Dadurch verschiebt sich wiederum das Rechnungsdatum, an dem sich die Kunden dann wiederum beim Zahlungsziel orientieren. Das wird in den Fällen besonders heftig, in denen beispielsweise Sammelrechnungen mit mehreren Dutzend Aufträgen betroffen sind. Die komplette Rechnung bleibt dann in der Rechnungsprüfung beim Kunden stecken und wird erst dann zur Zahlung freigegeben, wenn alle Korrekturen in Belegform vorliegen – selbst, wenn nur ein kleiner Teil der Aufträge fehlerhaft war. Währenddessen tickt die Uhr beim Logistiker, die ohnehin bereits kleine Marge wird immer kleiner oder verschwindet sogar ganz. Je präziser und schneller eine Rechnung also erstellt werden kann, desto schneller ist mit dem Zahlungseingang zu rechnen und das hat wiederum einen positiven Einfluss auf die Liquidität des Logistikdienstleisters. Automatische Abrechnungen sind also keine Kür, sondern Pflicht!

 

Unternehmerisches Harakiri ohne automatische Abrechnung

Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen: Es gleicht einem unternehmerischen Harakiri, nicht automatisiert abzurechnen. Sie haben keine Zeit zu verschenken, tun aber genau das beim Thema Abrechnungen – und nehmen damit in Kauf, am Ende im ungünstigsten Fall noch draufzuzahlen. Sicher, so mancher Logistiker vertraut auf die langjährige Erfahrung seiner Abrechner, die einen Großteil der Bestandskunden kennen und darauf, dass es meist eben schon gut gehen wird. Und die Mitarbeiter mögen sich vielleicht auch nicht unbedingt umstellen wollen, fürchten vielleicht sogar um ihren Job, obwohl sie in den allermeisten Fällen mit Sicherheit wichtigere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen könnten. Aber wie lange wird das noch gut gehen? Wie viele Jahre trennen die tief eingearbeiteten Fachkräfte noch von der Pensionierung? Und wie steht es dann um die Nachwuchskräfte? Die guten und qualifizierten Arbeitskräfte zu Datenbereinigungen und als Klickroboter bei der Auftragsbewertung einzusetzen, erscheint mir eine fragwürdige Beschäftigung zu sein. Junge Mitarbeiter für diese monotone Aufgabe zu begeistern, wird unmöglich werden. Besonders dann, wenn eine Software bessere Resultate liefert.

Die automatische Abrechnung macht also aus wirtschaftlichen und personalpolitischen Erwägungen Sinn. Dabei genügen für Speditionen zwei wesentliche Dinge, um in dieser Hinsicht einen großen Schritt nach vorne zu machen: Wie für alle automatischen Prozessschritte braucht es eine sehr gute Datenqualität und ein Transport Management System, das automatisierte Abrechnungen zuverlässig ermöglicht, einschließlich Sonderleistungen. Die allermeisten Aufträge können und müssen einfach durchlaufen. Dann liegen Leistungsdatum und Faktura-Datum nahe beieinander. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote erheblich und führt damit zu weniger Rechnungsbeanstandungen und folglich zu einer verbesserten Liquidität.

Automatisierung in der Abrechnung ist kein Hexenwerk

Umstellung ist kein Hexenwerk

Automatische Abrechnungen erfordern einen einmaligen Aufwand für die technische Umstellung. Da ist es gut zu wissen, dass anwenderorientierte Importfunktionen den Wechsel zusätzlich erleichtern: So lassen sich in der CargoSuite beispielsweise Tarife ganz einfach aus einer Excel-Datei importieren. Das System erkennt in vielen Fällen die vorhandene Matrix und überführt diese ins neue System. Auch komplexe Regelwerke lassen sich abbilden und automatisiert definieren. So lassen sich zum Beispiel für jeden Kunden individuelle Frachtpflichtigkeitsregeln pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen oder auch Zusammenfassungsregeln für Aufträge erstellen, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Wer also vielleicht meint, eine automatische Abrechnung könne die komplexen Regelwerke nicht ohne weiteres berücksichtigen, irrt sich gewaltig.

Wer also weiterhin Zeit und Geld verschenken will, dem empfehle ich die Lektüre des Klassikers von Benjamin Franklin. Vielleicht überzeugt ihn das ja. Wer nach vorne schauen, seine Spedition zukunftssicher aufstellen und dabei auch noch seine Liquidität verbessern will, der sollte dringend auf automatische Abrechnungen setzen. Darin steckt viel Potenzial, schneller an sein Geld zu kommen. Einer der wesentlichen Schlüssel dazu ist, wie so oft in Digitalisierungsprozessen, eine hohe Datenqualität. Sprich: Stammdaten und Vertragsakten müssen sauber angelegt werden. Die Zeit ist es in jedem Fall wert – und das rechnet sich am Ende.

Anaxco/KI-generiert

Risikofaktor Cybercrime: Darum gehört Ihr TMS in die Cloud!

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Die Logistikwelt ist ein lukratives Ziel für Cyberkriminelle. Ob durch Phishing, Ransomware oder andere Angriffsmethoden – die Liste der Gefahren ist lang. In den vergangenen Jahren häuften sich die Meldungen von Hackerangriffen auf Transportunternehmen. Nicht nur Konzerne, sondern auch mittelständische Unternehmen wurden in der jüngeren Vergangenheit bereits Opfer von Ransomware-Angriffen. Die Transport Management Systeme (TMS) der Unternehmen wurde dabei tagelang lahmgelegt, was zu erheblichen Verzögerungen in der Lieferkette und erheblichen finanziellen Einbußen führte. Es kam auch schon vor, dass sensible Daten eines Speditionsunternehmens, darunter Kundendaten und Finanzinformationen, durch einen Hack gestohlen und im Darknet veröffentlicht wurden, oder komplette Systeme ausfallen und nur durch Geldzahlungen wieder freigegeben werden. Die Angst vor derlei Datendiebstahl geht um – und das sagen nicht nur wir, sondern der weltweit größte Versicherungskonzern Allianz: „Cybervorfälle wie Ransomware-Angriffe, Datenschutzverletzungen und IT-Unterbrechungen sind laut dem Allianz Risk Barometer im Jahr 2024 die größte Sorge für Unternehmen weltweit.“

Cybersecurity: Cloud statt Out

Ein Cloud-basiertes Transport-Management-System bietet entscheidende Vorteile in puncto Cybersecurity im Vergleich zu Lösungen, die lokal auf einem firmeneigenen Rechenzentrum installiert sind. Das Transport Management System als Herzstück jeder Spedition sollte darum auch höchsten Sicherheitsansprüchen genügen. Einige der wesentlichen Vorteile im Überblick:

• Automatische Updates
Cloud-basierte Systeme werden automatisch mit den neuesten Sicherheitsupdates und Patches versorgt – Unternehmen sind stets auf dem aktuellen Stand, was Sicherheitsstandards angeht, und dadurch besser vor Cyberangriffen geschützt.

• Redundante Datenhaltung
Die Daten werden in mehreren Rechenzentren gespeichert, die auf verschiedene Standorte verteilt sind. Selbst bei einem Ausfall eines Rechenzentrums bleiben die Daten verfügbar und die Geschäftskontinuität gewährleistet.

• Verschlüsselung und Zugriffskontrolle
Sowohl die Datenübertragung als auch die Datenspeicherung erfolgen in verschlüsselter Form, damit nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben. Granulare Zugriffskontrollmechanismen ermöglichen es, den Zugriff auf bestimmte Benutzer und Rollen zu beschränken.

 

Auf der MS Azure sicher durchs Wolkenmeer

Wer sicher durch die weiten des Web segeln will, setzt am besten mit Microsoft die Segel. Denn unter den Cloud-Diensten liegt Azure aus Redmond durch seine herausragende Hochverfügbarkeit und fortschrittliche Cybersecurity-Maßnahmen ganz weit vorne. Microsoft bietet verschiedene Service Level Agreements (SLAs) für die Azure-Cloud an, die unterschiedliche Verfügbarkeitsgrade garantieren – die höchste Stufe beinhaltet, dass die Azure-Ressourcen 99,99 Prozent der Zeit verfügbar sind. Das entspricht einer maximalen Ausfallzeit von etwas mehr als fünf Minuten pro Jahr. Die Serverstandorte in Europa gewährleisten zudem die Einhaltung strenger Datenschutzvorschriften. Die integrierten Sicherheitsfunktionen, wie fortschrittliche Bedrohungserkennung und Identitätsschutz, bieten umfassende Sicherheit vor Cyberangriffen. Die ständige Überwachung und Aktualisierung der entsprechenden Systeme machen die Azure Cloud zu einer verlässlichen Wahl für Unternehmen, die höchste Standards in Sachen Cybersicherheit setzen. Ein TMS, das in dieser Umgebung funktioniert, bietet also beste Voraussetzungen für Transport-Logistiker – und da fällt die Wahl leicht.

 

Cargo gehört in die Cloud

Als Microsoft-Partner sorgt ANAXCO mit seinem TMS CargoSuite, das auf Azure aufsetzt, somit für die höchstmögliche Sicherheit bei Logistikern und Spediteuren. Das damit weitere Vorteile wie Prozess-Automatisierung, Datenqualität, Skalierbarkeit, höhere Effizienz, optimierte Kostenkontrolle und Auswertungs-Dashboards verbunden sind, wissen Sie ja bereits. Aber die Vorfälle der letzten Jahre haben gezeigt, wie ideenreich sich Hacker Zugang zu sensiblen Daten verschaffen können. In einigen Fällen genügte es sogar, den an das Netzwerk angeschlossenen Drucker zu infizieren und von dort aus das gesamte Unternehmen lahmzulegen. Für viele Transport-Logistiker sind solche Ausfallszenarien noch etwas, über das sie in Fachzeitschriften lesen. Vielleicht denken Sie auch, dass Ihr Unternehmen nicht groß und relevant genug ist, als dass sich ein Cyberangriff lohnen würde. Eine Einschätzung, die sehr teuer werden kann. Laut Jahresbericht 2023 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist das Risiko für Cyberangriffe so groß wie nie. Und der unter anderem auf Cyberkriminalität spezialisierte Versicherer Hiscox berichtete, dass im vergangenen Jahr 58 Prozent der deutschen Unternehmen Opfer von Cyberangriffen wurden – ein Zuwachs um zwölf Prozent im Vergleich zu 2022. Gehen Sie also den vielleicht wichtigsten Schritt, um Ihre Cybersecurity entscheidend zu verbessern: Ziehen Sie Ihre Transport Management System in die Cloud um.

 

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Abgerechnet wird zum Schluss – am besten automatisch

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Wie heißt es doch so schön: Abgerechnet wird zum Schluss. Das klingt plausibel – wann denn auch sonst? Im Restaurant gibt es schließlich auch zuerst das Essen und dann die Rechnung. So weit, so einfach. Tatsächlich ist es aber doch in der Speditionswelt so, dass bereits die Eigenschaften eines Transportauftrags wesentliche Elemente der Abrechnungsgrundlage enthalten. Wenn also vorne nicht bereits alles berücksichtigt wird, was später für die Rechnung relevant sein wird, ist das mehr als ein kleines Ärgernis. Und das kann bei manuellen Eingaben schnell passieren: Ein Zahlendreher hier, eine Null zu wenig oder ein Haken an der falschen Stelle dort und schon stimmt das gesamte Konstrukt nicht mehr, der Spediteur zahlt drauf. Dabei ließen sich viele Fehler vermeiden und der gesamte Vorgang enorm beschleunigen, wenn automatisch abgerechnet würde. Und bevor Sie jetzt denken: „Das machen wir doch schon“, lassen Sie mich fragen: „Wirklich?“

Can’t touch this: “No-touch-Sendungen”

Denn ich spreche hier nicht davon, was Formeln in einer überdimensionierten Excel-Datei „automatisch“ ausrechnen können. Und automatisch ist eine Abrechnung auch nicht, wenn sie lediglich die Adresse des Kunden aus dem Auftrag übernimmt und ein Speditionsmitarbeiter stumpf Positionen durchklicken muss, die darin vorkommen sollen. Wenn ich von automatischer Abrechnung spreche, meine ich das tatsächlich auch so: Eine Rechnung, die auf Grundlage der eingegebenen Daten am Ende automatisch erstellt und verschickt wird. Wir bei ANAXCO nennen das gerne „No-touch-Sendungen“, weil für diese kein Abrechner mehr einen Finger krumm machen muss, sie laufen einfach durch. Ein wesentlicher Vorteil unserer CargoSuite-Lösung: Spezielle Hinweise in einem Auftrag (z.B. ein Gefahrgut- oder Avis-Vermerk) sind mit entsprechenden Abrechnungsnotwendigkeiten verknüpft. Damit können Speditionen also gar nicht vergessen, eine besondere Leistung abzurechnen. Aus der angelegten Vertragsakte wird automatisch die entsprechende Leistung berechnet – im Gegensatz zu einer manuellen Abrechnung, wo alles händisch geprüft werden muss.

Abrechnungsgeschwindigkeit erhöhen durch No-touch-Sendungen

Der große Vorteil: Je höher der Anteil dieser tatsächlich automatisiert ablaufenden Abrechnungen ist, desto weniger Nacharbeit bedeutet dies für Ihre Mitarbeiter – und die Abrechnung läuft somit schneller durch und ermöglicht ebenfalls einen schnelleren Geldeingang. Automatische Abrechnungen wirken sich also spürbar positiv auf die Liquidität Ihres Unternehmens aus. Ein hoher Anteil von automatisiert durchlaufenden Abrechnungen bedeutet darüber hinaus, dass Ihre Spedition ein steigendes Auftragsvolumen mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern bewältigen kann. Und die haben dann Zeit, sich um die Fälle zu kümmern, die wirklich ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Denn seien wir doch mal ehrlich: Wer hat denn bitte Freude an einem monotonen Job in der Abrechnung, bei dem man stumpf nach Schema F Dinge bearbeitet, die auch die Maschine erledigen könnte? Und wo finden Sie in Zukunft junge Menschen, die Sie für diese Arbeit begeistern können? Das ist ja heute schon für weitaus interessantere Stellen schwierig genug. Es werden aber dennoch Abrechnungen übrigbleiben, die in der automatischen Abrechnung nicht durchgelaufen sind, sondern einen Konflikt an einer oder mehreren Stellen verursacht haben. Und diese spannenden Knobelaufgaben, für deren Lösung man Grips benötigt, sind doch der eigentlich interessante Teil des Jobs.

Dank übersichtlichem Dashboard alles im Blick

All die Automatisierung wäre aber allerdings wenig wert, wenn sie nicht auf zugleich eine einfache Übersicht bieten würde. Hier hilft das Dashboard unserer CargoSuite mit eindeutigen Auftragsübersichten für den gewählten Zeitraum. Damit bleiben die Gesamtanzahl der Transportaufträge, der jeweilige Abrechnungsstatus, die Aufträge mit offenen Erlösen und die Aufträge mit offenen Aufwänden immer im Blick. Wer jeweils tiefer in die dahinterliegende Zahlenwelt eintauchen will, kann das dank Power-BI problemlos bis auf die Auftragsebene (nach Kostenstellen aufgeteilt) tun und behält gleichzeitig mit Echtzeitdaten die Erlösentwicklung beispielsweise pro Kalenderwoche im Blick. Damit sehen Kunden nicht nur die rein betriebswirtschaftlich relevanten Kennzahlen, sondern haben unter anderem mit Mengen-, Qualitätsübersichten weitere wertvolle Infos jederzeit zur Hand. Das Dashboard unterstützt außerdem beim Monatsabschluss und weist auf häufige Fehler hin. Damit trägt es wesentlich zur Prozessverbesserung bei.

Abrechnungs-Dashboard erzeugt Klarheit über die fakturierten Aufträge

Auch komplexe Regeln lassen sich abbilden

Die Umstellung zur automatischen Abrechnung lässt sich allerdings in den wenigsten Fällen mit einem einfachen Knopfdruck erledigen. Trotzdem ist das Thema nicht so groß, dass man sich davor fürchten müsste. In unserer CargoSuite lassen sich Tarife beispielsweise aus einer Excel importieren – das System erkennt in vielen Fällen auch bereits die vorhandene Matrix und überführt diese entsprechend. In den einzelnen Vertragswerken können dann alle Tarife untergebracht werden. Wenn der Auftrag einen bestimmten Hinweistext hat (z.B. ADR-Sendung), lässt sich dem System detailliert beibringen, was das für den Workflow und für die Abrechnung bedeutet. Außerdem können Vertragswerke Zusammenfassungsregeln für Aufträge enthalten, die in den gleichen Tarif laufen sollen. Zudem lässt sich für jeden Kunden eine individuelle Frachtpflichtigkeitsregel pro Ladungsträger, Lade- oder Kubikmeter einstellen. Auch hier gibt es je z.B. nach Destination unterschiedliche und mitunter sehr detaillierte Regeln, aber auch dieses komplexe Regelwerk lässt sich wunderbar in der CargoSuite automatisiert definieren.

Hinter dem Thema automatische Abrechnung steckt also insgesamt eine Menge Potenzial, die eigenen Prozesse zu optimieren, Geld zu sparen und die Effizienz sowie sogar die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Und damit am Schluss (richtig und automatisch) abgerechnet werden kann, muss am Anfang präzise gearbeitet werden. Das ist aber kein Hexenwerk und lässt sich mithilfe eines modernen Systems problemlos umsetzen und innerhalb von kurzer Zeit entsprechend schulen – eine Investition, die sich schnell rechnet.

 

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Einer für alle: Der IT-Generalschlüssel für Stückgut-Speditionen

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Er öffnet jede Tür und ist einmalig: Der Generalschlüssel. Manchmal wäre es praktisch, wenn Logistiker auch einen hätten. Also nicht für ihre Hof- und Rolltore, sondern im übertragenen Sinne. Dieser metaphorische Schlüssel öffnet dann eben beispielsweise im Handumdrehen die Tore zu weiteren Speditionsnetzwerken – ich nenne das jetzt mal ganz geschmeidig „Multikooperationsfähigkeit“. Aber wie könnte so ein Schlüssel aussehen und warum brauchen Speditionen ihn zunehmend?

Multikooperationsfähigkeit: Die Anzeichen dafür verdichten sich

In Zeiten, in denen sich die Speditionslandschaft zunehmend durch Aufkäufe verdichtet, haben Kooperationen seit langem Schwierigkeiten, Gebietsspediteure zu finden, die eine Flächendeckung für die jeweilige Region sicherstellen können. So werben immer mehr Kooperationen um dieselben Spediteure – und wo ein Logistikdienstleister früher entweder nur in der einen oder anderen Kooperation vernetzt war, in Ausnahmefällen vielleicht mal in zweien, geht der Trend heute in die entgegengesetzte Richtung. Gerade in Grenznähe ist es heutzutage keine Seltenheit mehr, dass eine Spedition drei oder vier Netzwerken angehört. Um sie alle nahtlos miteinander zu verbinden, braucht es IT-Anbindungen. Sogenannte EDI-Frameworks (Electronic Data Interchange) sind hierbei der Schlüssel – besser gesagt Generalschlüssel – um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Die Speditionen müssen sich ihrerseits idealerweise so aufstellen, dass sie anschluss- und zukunftsfähig bleiben. Schon sind wir wieder beim schönen Wort „Multikooperationsfähigkeit“.

Mit dem richtigen IT-Partner zur schnellen Aufschaltung

Und das ist wichtig, denn die Kooperationen haben jeweils verschiedene eigene Anforderungen, was die Schnittstellen, die Prozesse oder auch Abläufe der über das Netzwerk abgewickelten Transporte angeht. Wenn zudem einzelne Speditionsstandorte öfter in mehreren Kooperationen tätig sind, setzt das nicht selten unterschiedliche IT-Prozesse und auch Schnittstellen voraus. Die Aufschaltung auf ein Netzwerk, die früher schon bei der bloßen Erwähnung des Begriffs zu grauen Haaren bei sämtlichen Beteiligten geführt hat und nur mit maximalem Personalaufwand und reduzierter Leistungsfähigkeit des Standorts innerhalb einer Woche zu leisten war, ist heute eher eine Frage von einem Tag, möglicherweise auch nur von Stunden. Zumindest dann, wenn man ein Transport-Management-System einsetzt, das sicherstellt, dass die Aufschaltung mit wenigen Mausklicks vonstattengeht.

 

Bestens Anschlussfähig: D365

Mit einer granular konfigurierbaren Lösung wie den D365 CargoSuite-TMS-Prozessen und einem variablen EDI-Framework können wir einen Großteil der Kooperationsanforderungen schon alleine mit entsprechenden Konfigurationen beantworten und sie nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Gleichzeitig können individuelle Anpassungen vorgenommen werden, um den spezifischen Bedürfnissen einzelner Kooperationen gerecht zu werden – kann man sich einen besseren Generalschlüssel wünschen? Einen weiteren Vorteil bietet die Skalierbarkeit von D365. Sie erlaubt es Speditionen, sich flexibel an unterschiedliche Kooperationsmodelle anzupassen – ganz gleich, ob es sich dabei um regionale, nationale oder internationale Kooperationen handelt: die Plattform kann entsprechend konfiguriert werden. Und wenn es doch mal komplizierter wird, ziehen wir uns in unser Rabbit Hole zurück und lassen Codezeilen sprechen. In jedem Fall ermöglichen wir Multikooperationsfähigkeit in der Microsoft Azure Cloud – und zwar leichtgängig, im Gegensatz zum Wort selber.

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Datenanalyse statt Prophetenlehrgang dank Business Intelligence

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Wenn man doch nur wüsste, was auf einen zukommt. Wer kann schon in die Zukunft blicken? Trotzdem ist es aber nicht so, als lebten wir so, als gäbe es kein Morgen. Es gibt – trotz der Emotionen, die in jede unserer Entscheidungen hineinspielt – stets reichlich Anhaltspunkte für uns, um innerhalb eines bestimmten Korridors vorausplanen zu können. Das gilt privat wie beruflich. Sicher gibt es in der Rechnung viele Variablen, die wir nicht beeinflussen können, aber trotzdem bilden valide und belastbare Informationen eine unverzichtbare Entscheidungsgrundlage für uns. Warum sonst betreiben alle großen Unternehmen so viel Aufwand, um an Daten zu gelangen? Und woher nehmen Sie nun die notwendigen Informationen? Einen alttestamentarischen Prophetenlehrgang habe ich jedenfalls noch bei keinem Bildungsträger im Angebot gesehen. Für folgende Erkenntnis müssen Sie allerdings kein Hellseher oder Prophet sein: Wenn Sie eine Business-Intelligence-Lösung (BI) einsetzen, können Sie systematisch mehr Geld verdienen. Wie Sie auch ohne Prophetenlehrgang schnelle Informationen erhalten, durch die sich die Effizienz verbessert und Automatisierung möglich wird, erkläre ich in diesem Blogbeitrag.

Aus dem Hut gezaubert: Business Intelligence als Software-Kaninchen

Magier hinterlassen oft ungläubiges Staunen. Etwa, wenn aus einem leeren Zauberhut ein weißes Kaninchen hervorlugt. Business Intelligence mag aus der Ferne etwas von Zauberei haben, ist bei genauerer Betrachtung aber reine Mathematik. Viele Speditionsgeschäftsführer und Logistikmanager setzen nach wie vor auf altgediente Informationsbeschaffungen, denen Vollständigkeit und Klarheit fehlen und die meist nur bereits Vergangenes zeigen. Business Intelligence liefert dagegen ausführliche Diagramme und Datenvisualisierungen mit eindeutig ableitbaren Handlungsempfehlungen. Und zwar nicht einmal im Monat, sondern jederzeit auf Knopfdruck tagesaktuell. Ein Aha-Effekt durch Data Analytics, der manchen spontan verzaubert. In jedem Fall vergrößern Berichte und Dashboards in den Anwendungen das Wissen der Führungskräfte. Sie erkennen Zusammenhänge und erhalten neue Handlungsoptionen für ihre Geschäftsentscheidungen. So wirkt es sich aus, wenn durch die Analyse Businessfakten in einem automatischen Prozess konsolidiert, aggregiert und aufbereitet werden. In einem sogenannten ETL-Prozess (extract, transform, load) werden die Daten aufbereitet, damit sich wichtige Zusammenhänge visualisieren lassen. Möglich wird das durch ein multidimensionales Datenbankmodell, das vielfältige Verknüpfungen und Abhängigkeiten abbilden kann. Wer sich mit diesen Systemen auskennt, kann deshalb eigentlich fast nur ein Mitglied im magischen Zirkel sein.

Perfekter Trick: Mit Business Intelligence automatisch steuern

Alle Einflussgrößen rechtzeitig kennen und berücksichtigen: Daraus entsteht der Zauber, den wir Effizienz nennen. Wenn sie automatisch überwacht sind, können Speditionen ihre Abläufe rechtzeitig anpassen, sobald im Tagesgeschäft Abweichungen von den Plänen entstehen. Damit gelingt es ihnen, die eigenen Kosten kontinuierlich zu optimieren. In Anbetracht ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine wirklich wichtige Aufgabe, denn ohne Glaskugel oder übernatürliche Kräfte sind Verkäufer, Speditionsleiter und Disponenten nicht dazu in der Lage, die tatsächlichen Kosten für Monate im Voraus zu prognostizieren. Das müssten sie jedoch, um vorab einzuschätzen, ob Angebote und Verträge mit Kunden auskömmliche Ergebnisse ermöglichen. Deshalb ist es umso wichtiger, mit Business Intelligence Tools in Echtzeit zu prüfen, ob die Spedition immer den kostengünstigsten Produktionsweg nutzt. Eine Möglichkeit dazu ist es, das vorgesehene Routing bis zum Ziel beim Eintreffen einer Sendung im Speditionsterminal zu überprüfen:

  • Ist die Sendung pünktlich eingetroffen?
  • Wurden alle Packstücke vollständig entladen?
  • Werden alle vorgesehenen Abfahrten rechtzeitig erreicht?
  • Genügen die Umschlagzeiten für die Verladung?
  • Steht auf jeder Teilstrecke ausreichend freier Laderaum zu Verfügung?
  • …

Wenn der Check auf eine dieser Fragen eine negative Antwort ergibt, wird er für die nächstgünstige Route wiederholt. So sichert der Logistiker eine wirtschaftliche Produktion. Sind Anpassungen im Routing erforderlich, veranlasst die BI-Software die nötigen Umstellungen: Umschlag auf einen anderen Verkehr, Entladung auf abweichende Relationsplätze, Verladung zu einem neuen Termin und gegebenenfalls den Druck eines neuen Labels.

 

Wie Business Intelligence Aberglauben und Flaschengeister entzaubert

Wenn Transportprozesse nicht rund laufen, sind die Beteiligten fast immer überrascht von ihrem Scheitern. Sie ahnen nicht voraus, wenn Mengen unangekündigt explodieren. Schleichend steigende Nachlaufzeiten erkennen sie oft erst, wenn sie schon längst nicht mehr wirtschaftlich sind. Und wenn sich die geografische Verteilung der Aufträge eines einzelnen Kunden vollständig verändert, bemerken sie es erst, wenn ihre Linien nicht mehr wirtschaftlich ausgelastet sind. Der Effekt von BI-Lösungen wird deshalb extrem schnell spürbar: Sie fungieren als Frühwarnsystem für Abweichungen, zeigen Veränderungen auf, bevor sie offensichtlich werden und geben Impulse dafür, Einkauf und Vertrieb wirtschaftlicher aufzustellen. Sie machen den Einfluss von Wochentagen auf Transportpreise transparent, analysieren Muster bei der Auftragsvergabe und zeigen sofort auf, wenn einzelne Teilstrecken von Transporten nicht mehr wirtschaftlich sind. Das alles leisten sie anhand bereits vorhandener Daten, die sie entlang relevanter Verknüpfungen intensiv auswerten. Dabei kommt es den Logistikdienstleistern entgegen, dass sich Kennzahlen und Berichte äußerst individuell definieren lassen. Den Mythos von spontan schwankenden Mengen und einer unvorhersagbaren Volatilität entkräften solche Lösungen außerdem.

Zauberbuch enthüllt die Illusion: Business Intelligence schafft Eingeweihte

Kein Zauberer würde jemals seine Tricks verraten. Denn nur wenn diese unsichtbar bleiben, kann er den Eindruck wahren, übernatürliche Kräfte zu besitzen. Auch an dieser Stelle gibt es Parallelen zwischen dem magischen Zirkel und modernen Business-Intelligence-Lösungen. Beide müssen eine gewisse Exklusivität wahren. Ein Zauberkünstler macht nur einige Wenige, die ihn unterstützen, zu Eingeweihten, denen die Inhalte seines Zauberbuchs bekannt werden. Diesem Prinzip folgt auch die Software, denn BI-Dashboards und Berichte sind nur für autorisierte Nutzer zugänglich. Diese wiederum werden in einem streng geführten Rechtemanagement festgelegt. Schließlich ist ihr Detailwissen eng mit den Geschäftsgeheimnissen der Spedition und ihren Kunden verbunden. Wer sie erfährt, findet den Schlüssel zum Erfolg.

Business Intelligence professionalisiert die Magie der Zahlen

Mut, Selbstvertrauen, genaue Prozesskenntnisse und eine ausgeprägte Fähigkeit dazu, belastbare Beziehungen aufzubauen: Magier und Speditionen kommen über eine ganze Reihe ähnlicher Faktoren zum Erfolg. Mit zunehmender Digitalisierung führt ihr Weg aber immer weiter auseinander. Denn Business Intelligence, also Softwarelösungen zur umfangreichen Datenanalyse, professionalisiert die Entscheidungsfindung bei Logistikdienstleistern. Paradoxerweise, indem sie die Magie der Zahlen greifbar macht: Die Software bereitet Daten zu Informationen auf, die Wissen schaffen und so die entscheidenden Erkenntnisse vermitteln. Damit entspricht ihr Vorgehen exakt dem altpersischen Ursprung des Begriffs Magier (magus). Denn dieser ist ein Wissender oder Erkennender.

Anaxco/Urban Film

IT-Betrieb: Das passende Betriebskonzept finden

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Wie ist das jetzt mit der Cloud? Ist sie die Zukunft für all meine Daten, Applikationen und Anwendungen? Oder gibt es doch Alternativen und wenn ja, welches ist das richtige Betriebskonzept für mich, für mein Unternehmen und für meine Digitalisierungsziele? Wie und mit welchem Partner entwickle ich die passende IT-Strategie für mein Unternehmen?Was ist richtig und was ist falsch?

Viele Fragen ranken sich um das Thema Betriebskonzept. Die gute Nachricht vorweg: Es gibt weder richtig noch falsch. Sondern stattdessen akzeptabel, ganz gut oder passgenau perfekt. Nur sollten Sie irgendwann eine Entscheidung treffen. Denn – und das ist die schlechte Nachricht – unterwegs im Galopp die Richtung wechseln, ist keine wirklich gute Option. Jedes mögliche Szenario hat seine spezifische Prägung, die Sie akzeptieren müssten, wenn Sie nicht umkehren wollen. Deshalb sollten Sie sich Ihrer Prioritäten vergewissern, bevor Sie sich festlegen.

Worauf kommt es Ihnen an beim IT-Betrieb?
…On-Premises

Sie wissen gerne, für welche Geräte und Infrastruktur Sie in Ihrer IT zahlen? Und es spielt eine wichtige Rolle für Sie, dass Sie Ihre Daten selbst in der Hand behalten? Dann sind Sie der On-Premises-Typ. Denn so tätigen Sie eine feste Investition für Ihr Unternehmen, die Sie schrittweise aufbrauchen. Sie kalkulieren den IT-Betrieb mit den Hardwarekosten über eine längere Zeit und sind bereit, einen höheren Aufwand für die Systemsicherung und Wiederherstellung in Kauf zu nehmen. Hinzu kommt, dass Sie in Zeiten des Fachkräftemangels hochqualifizierte IT-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen, die noch dazu einer immer größer werdenden Abwerbegefahr ausgesetzt sind. Zudem stört es Ihre Prozesse nicht, wenn Sie Ihre Systeme für Aktualisierungen längere Zeit herunterfahren müssen. Gleichzeitig können Sie sich nicht auf ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit verlassen, Ihre Datensicherheit ist durch die technischen Möglichkeiten eingeschränkt und Sie müssen einen deutlich höheren Aufwand im Monitoring treiben, um Störungen zu vermeiden und ein akzeptables Sicherheitslevel zu erreichen, ITIL (IT Infrastructure Library) inklusive. Solange sich Ihr Geschäft nicht nennenswert verändert oder Sie auch nicht ins Visier von Angreifern geraten, können Sie damit sehr gut arbeiten. Für Ihren IT-Betrieb bedeutet das: Sie nutzen leistungsfähige Systeme, die zu Ihren Aufgaben und Ihrer Risikobewertung passen.

…Rechenzentrum

Sie besitzen bereits Softwarelizenzen, die den Einsatz in einem Rechenzentrum einschließen? Systemausfallzeiten und ein hoher Wiederherstellungsaufwand passen nicht recht in Ihr Konzept? Mit monatlichen Kosten für die IT können Sie sich dagegen anfreunden, wenn dafür Ihre eigene Investition in die Hardware entfällt? Dann wäre Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit IT-Lösungen aus einem Rechenzentrum gedient. Dort profitieren Sie von redundanten Systemen und hochverfügbarer Infrastruktur, die Sie im Gegenzug mit anderen Anwendern teilen. Die Daten sind also nicht unter Ihrer physischen Kontrolle. Dafür werden sie in Rechenzentren mit entsprechenden Sicherheitsstandards so engmaschig überwacht, dass ohne enorme kriminelle Energie niemand an diese Daten kommt. Wenn eine Abteilung eine Softwareaktualisierung benötigt, können Sie diese über die Redundanz einbringen, während Ihre Produktivsysteme für das Tagesgeschäft weiterlaufen, dann einfach in der nächsten Produktionspause neu gestartet werden. Und wenn überraschend ein neues Projekt ins Haus steht, können Sie Ihre IT-Ressourcen innerhalb kurzer Zeit flexibel vergrößern. Gleiches gilt, wenn Sie spürbar mehr Leistung benötigen. Das gibt Ihnen das gute Gefühl, auf alle Herausforderungen im IT-Betrieb vorbereitet zu sein.

…Cloud

Wenn Sie schon einmal dabei sind, darf es gerne von allem ein bisschen mehr sein? Mehr Sicherheit, stets aktuelle Software, größere Flexibilität, mehr Performance, eine noch höhere Verfügbarkeit und plattformübergreifende Einsetzbarkeit bei jederzeit überschaubaren Kostenstrukturen für die IT. All das dürfen Sie von professionellen Cloud-Anwendungen erwarten. Sie verfügen über die sicherste Infrastruktur, sind innerhalb kürzester Zeit wiederherstellbar, werden als Software as a Service (SaaS) planmäßig aktualisiert, ohne Ihre Arbeit oder Geschäftsprozesse zu unterbrechen, und stehen Ihnen vom mobilen Endgerät bis zum Arbeitsplatz-PC systemübergreifend zur Verfügung. So können Sie und ihre Teams nicht nur jederzeit arbeiten, sondern auch überall. Eine Entwicklung, die Sie unabhängig macht von physischen Firmenressourcen. Flexibleres Arbeiten geht kaum. Zumal Sie Ihren IT-Betrieb durch Cloud-Services auch jederzeit flexibel skalieren können – nach unten wie nach oben.

Die richtigen Prioritäten für Ihren IT-Betrieb setzen

Sobald Sie mit den Unterschieden der Szenarien vertraut gemacht haben, sind Sie am Zug: Jetzt entscheiden Ihre Prioritäten für den Betrieb:
· Kosten
· Flexibilität
· Verfügbarkeit
· Sicherheit
· Performance
· Aktualität
· Einsetzbarkeit
· Automatisierung

Je nachdem, welche dieser Faktoren für Sie besonders wichtig sind, können Sie das geeignete Szenario auswählen und mit ihrem Dienstleister die Umsetzung mit Installation und Implementierung vorbereiten. Im Tagesgeschäft sollten Sie dennoch regelmäßig überprüfen, ob sich Ihre Entscheidung bewährt. Aus einem Rechenzentrum können Sie mit Ihrer IT jederzeit in eine professionelle Cloudumgebung wechseln oder die Umgebungen miteinander verknüpfen und so IT-Budget und Anforderungen aufeinander abstimmen. Diese beiden Szenarien für den IT-Betrieb eignen sich zudem als Backup oder zügiger Ersatz von On-Premises-Systemen.

 

Welches Szenario? Die Anforderungen an den IT-Betrieb entscheiden

Lassen Sie sich bei Ihrer Entscheidung nicht verunsichern: Wie Sie gesehen haben, lassen unterschiedliche Prämissen mit guten Gründen jede mögliche Auswahl für den IT-Betrieb zu. Ob diese sich dann in der Praxis bewährt, hängt davon ab, wie realistisch Sie die Anforderungen definiert haben. Sollten Anpassungen Ihres Betriebsszenarios erforderlich sein, gelingen Ihnen diese mit der Hilfe eines professionellen IT-Dienstleisters.

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Was Eichhörnchen uns über Georedundanz verraten

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Eichhörnchen müssen jeden Herbst aufs Neue überlebenswichtige Entscheidungen treffen: Wohin mit den Vorräten für Winter und Frühjahr? Die kleinen Kerlchen würden sich jede Menge Rennerei ersparen, wenn sie alles an einem Ort verbuddelten oder wenigstens innerhalb eines überschaubaren Gebiets. Aber nein, die Nager flitzen und huschen im Herbst zu den unterschiedlichsten Stellen, um ihre Schätze zu verstecken. Diese Hektik hat einen Grund: Eichhörnchen sind (wohl eher unwissentlich) Experten für Georedundanz.

Georedundanz sichert das Überleben

Allzu oft gibt es für Eichhörnchen ein böses Erwachen: Sie laufen hungrig zu einem Vorrat und müssen feststellen, dass die Schneeschmelze alles unter Wasser gesetzt hat und die Nahrung längst verdorben ist. Dann ist es lebensrettend, noch zusätzliche Lager weiter entfernt angelegt zu haben. Der ein oder andere Standort wird noch brauchbares Futter beherbergen.

Bei Daten verhält es sich ähnlich: Auch sie sind überlebenswichtig für das Unternehmen. Deswegen sollten sie ebenfalls nicht nur an einem Ort gespeichert werden. Die Rechnerwolke kann da Abhilfe schaffen – aber Cloud ist nicht gleich Cloud. Darum sollte ein Unternehmen wissen, wo sein Cloud-Dienstleister die Daten speichert, und wie oft und wohin er diese Daten redundant spiegelt. Wenn der Ausweich-Server nur einen Schrank entfernt im selben Rechenzentrum steht, dann hilft die Redundanz bei einem akuten Serverausfall oder Wartungsarbeiten, nicht aber bei Ereignissen, die das gesamte Rechenzentrum betreffen. Auch den redundanten Server in einem anderen Gebäude einen Straßenzug weiter zu betreiben, bietet nur einen bedingt erhöhten Schutz vor Serverausfällen.

 

Genaue Vorgaben für Georedundanz vom BSI

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat 2019 in seinen „Kriterien für die Standortwahl höchstverfügbarer und georedundanter Rechenzentren“ festgelegt, dass diese mindestens 200 Kilometer entfernt voneinander stehen müssen. Als Begründung führte es konkret den „Schutz vor Naturgewalten“ an. Zu oft kam es in den vergangenen Jahren zu Großschadensereignissen, die gleich ganze Regionen betroffen haben: das Jahrhunderthochwasser von Elbe und Donau, die Schneekatastrophe im Münsterland oder die Flut im Ahrtal. So stellt das BSI auch die Anforderung, dass sich innerhalb eines Flusssystems nur jeweils ein Rechenzentrum der Georedundanzgruppe befinden darf. Was die Stromversorgung betrifft, darf pro Netzsegment nur ein Rechenzentrum betrieben werden. Weitere Vorgabe macht das BSI zu Erdbebenzonen, Windschutz und sogar zur Verpflegung der Mitarbeiter der Rechenzentren. So dürfen keine zwei Rechenzentren derselben Redundanzgruppe von einem Caterer beliefert werden.

Klimawandel macht Großschadensereignisse wahrscheinlicher

Zwar treten Großschadensereignisse immer häufiger auf, sie sind nach wie vor aber sehr unwahrscheinlich, was sich durch den Klimawandel aber ändern kann. Die Microsoft-Cloud Azure bietet darum unterschiedliche Abstufungen bei der Redundanz, die sich ganz auf den Kundenbedarf zuschneiden lassen. So erreicht die Basis-Option mit lokal redundantem Speicher eine Verfügbarkeit von 99,95 Prozent durch Redundanz innerhalb eines Rechenzentrums. Hierbei liegt die tolerable Ausfallzeit bei ungefähr einem halben Arbeitstag pro Jahr. Wer sich darüber hinaus gegen regionale Großschadensereignisse absichern will, ist auf der sicheren Seite, wenn der IT-Dienstleister das Unternehmen zu passenden georedundanten Lösungen beraten kann. Auch für solche Anforderungen bietet Microsoft Azure Cloud entsprechende Lösungen. Bei der Entscheidung sollten Sie berücksichtigen, welche Redundanzoption für Ihr Szenario am besten geeignet ist: Neben dem lokalredundanten Speicher gibt es beispielsweise noch den zonenredundanten Speicher. Dabei wird Ihr Speicherkonto synchron über drei Azure-Verfügbarkeitszonen hinweg in der primären Region repliziert. Jede Verfügbarkeitszone verfügt über unabhängige Stromversorgungs-, Kühlungs- und Netzwerkgeräte und ermöglicht eine Verfügbarkeit von mindestens 99,999999999999 Prozent. Damit müssen Sie dann keine harten Nüsse knacken, um im Falle eines Falles Ihre Daten in Sicherheit zu wissen.